La matriz de Eisenhower: ¿urgente y / o importante?

Cuando se trata de tomar decisiones y establecer prioridades, pocas herramientas son tan simples y efectivas como la Matriz de Eisenhower.

De hecho, al combinar dos parámetros únicos, urgencia e importancia, es capaz de indicar claramente una estrategia de acción.

Nota: La Matriz de Eisenhower lleva el nombre del general del mismo nombre que derrotó al Tercer Reich en Europa y luego se convirtió en el 34º Presidente de los Estados Unidos. Pero en realidad se hizo famoso por Stephen Covey 30 años después en su libro clásico The 7 Habit of Highly Effective People.

Cómo se fabrica la matriz de Eisenhower

Como se preveía, para construir una matriz de Eisenhower hay que evaluar actividades y eventos cruzando los criterios de urgencia e importancia, obteniendo así un esquema que consta de 4 cuadrantes:

• Urgente, Importante
• No urgente, importante
• Urgente, no importante
• No es urgente, no es importante

Entonces cada cuadrante corresponde una acción estratégica preciso.

Cuadrante 1: importante y urgente

Es necesario abordar las actividades y los problemas que entran en esta categoría. con la máxima prioridad.

En un mundo ideal, deberían estar solos eventos repentinos e inesperados: tu coche se avería el día anterior a tus vacaciones, te llama un cliente que necesita algo para el día siguiente, es la mañana del examen y tienes 40 fiebre.

En realidad, sin embargo, muchas personas pasan la mayor parte de su tiempo en este cuadrante, continuamente enfrentando y a costa de un gran estrés situaciones urgentes e importantes.

Esto sucede cuando, en lugar de encargarte de las cosas cuando están en el cuadrante 2, procrastinas hasta que todas se acumulen en el 1.

Cuadrante 2: importante, pero NO urgente

Este es el cuadrante más importante para administrar su tiempo, vivir sin estrés y alcanzar sus metas a largo plazo.

De hecho, si identifica y trata las cosas importantes de antemano, podrá dedicarles suficiente energía y obtener los máximos resultados.

En cambio, es en este cuadrante donde nuestra tendencia a procrastinar hace el máximo daño.

Y así, a pesar de tener dos meses para completar un proyecto, preparar un examen, pagar una multa o rehacer el pasaporte, aquí estamos reducidos a lo último, en un círculo vicioso que comentamos en el artículo sobre "Ley de Parkinson".

Es precisamente por esta actitud que los problemas y actividades que se podrían abordar con calma, en un momento determinado, se vuelven urgentes, es decir, pasan del cuadrante 2 al cuadrante 1, haciendo de nuestra vida una gestión continua de la emergencia.

Cuadrante 3: urgente, pero NO importante

Quién pasa la mayor parte del tiempo en este cuadrante el esta siempre ocupado pero al final acaba muy poco.

Dentro de esta categoría, nos encontramos con una serie de rasgos muy comunes y característicos de las personalidades:

• I fanáticos del control, que quieren hacer todo ellos mismos
• I perfeccionistas, que se dedican a mil detalles insignificantes.
• I dispersivi, que comienzan 10 mil cosas y nunca terminan una.
• Las condescendiente, que nunca saben decir NO a nadie y se encuentran dedicando todo su tiempo a las urgencias y problemas de los demás.

Según la matriz de Eisenhower, las actividades de este cuadrante van, en la mayoría de los casos, a:

• Delegar: si no es importante que lo haga, ¿por qué no hacer que alguien más lo haga?
• O cancelar: si no es importante y al final no se hace, con toda paciencia.

Cuadrante 4: No es importante y ni siquiera urgente.

Aquellos que pasan la mayor parte de su tiempo en este cuadrante tienen un problema de motivación, de propósito en la vida.

De lo contrario, ¡no dedicaría todo su tiempo a actividades que no son importantes ni urgentes!

¿Pasas tardes enteras en el sofá viendo Netflix? ¿Pasas dos horas al día discutiendo con extraños en las redes sociales o enviando emoticones a tus amigos? ¿Tardas media mañana en decidir cómo vestirte?

Bueno, ha llegado el momento Hágase preguntas sobre sus objetivos. a largo plazo y tus aspiraciones.

Esto no significa que todas las actividades del cuadrante 4 tengan que cancelarse: se necesita un poco de inactividad saludable. Sin embargo, debe mantenerse dentro de límites razonables.

Porque no somos buenos para establecer nuestras prioridades

Pero, preguntas, ¿por qué necesitamos que un general de la Segunda Guerra Mundial nos enseñe productividad?

Actuar de acuerdo a la prioridad, ¿no debería ser natural?

Desafortunadamente no, y la razón la debemos a unos cientos de miles de años de evolución.

Cualquiera que me haya estado siguiendo en el blog durante algún tiempo sabe lo relevante que es este aspecto en mi opinión: vivimos en una civilización muy reciente, para lo cual la evolución no nos ha preparado mejor.

Como hemos visto en otros artículos, por tanto, nuestra mala memoria para los libros, la ansiedad que sentimos por los plazos y exámenes, la poca motivación hacia cierto tipo de objetivos a largo plazo, nuestra dificultad para concentrarnos ... son solo algunos de los muchos ejemplos de cómo nuestras habilidades neurocognitivas están condicionadas por profunda distancia entre las necesidades de la civilización actual y los aportes evolutivos a lo que hemos sido sometidos.

Una distancia profunda que, inevitablemente, también afecta nuestra forma de establecer prioridades.

Trate de pensar en ello….

Durante 300 mil años, lo importante también era urgente, lo que facilitó la toma de decisiones:

Hay un cocodrilo -> tengo que escapar antes de que me coma

Tengo sed -> tengo que encontrar agua antes de deshidratarme

Está lloviendo -> tengo que buscar refugio

Durante 300 años, nuestros antepasados ​​no tenían que preocuparse por entregar un proyecto el mes siguiente, por graduarse tarde o temprano, por ahorrar para comprar un automóvil para sus hijos.

Incluso un concepto básico como "guardar comida para el invierno" es algo que, como civilización, comenzamos a abordar seriamente hace no más de 10 años.

Por tanto, nuestros antepasados ​​vivieron día a día (y de ahí nuestra gran adaptabilidad y capacidad de respuesta a los eventos) durante tanto tiempo que no debería sorprenderse si:

• Cualquier cosa que esté más allá del tiempo, te importa una mierda hasta que la encuentras acechándote de cerca. "Un cocodrilo es peligroso cuando está a un metro de distancia, no a 200" (Cuadrante 1)
• Todo lo que se acerca a ti se percibe por definición como importante, incluso cuando no lo es. "Cualquier cosa a dos metros de distancia podría ser un cocodrilo" (Cuadrante 3)
• Si no percibe claramente la urgencia y la importancia, tiende a no dar pasos significativos. "Si no es un cocodrilo y no está a dos metros de distancia, descansaré un poco". (Cuadrante 4). 

Y por eso, para gestionar bien nuestro tiempo, necesitamos herramientas como la Matriz de Eisenhower, la Técnica Pomodoro, el método Ivy Lee, el To do List, etc. etc.

Cómo utilizar la matriz de Eisenhower

En primer lugar, como con cualquier otra herramienta de productividad, conocer la matriz de Eisenhower y cómo funciona no es suficiente. Si no lo usa en serio, es de poca utilidad.

Il primo problema que se encontrará haciendo es juzgar la urgencia y la importancia:  

• La urgencia es fácil de establecer, porque en función del tiempo es un parámetro objetivamente mensurable. Si, por ejemplo, un plazo es de 10 minutos, 5 horas o un mes, la diferencia de urgencia es evidente.
• La importancia es un poco más difícil, porque es subjetivo: depende de la persona, del contexto y del momento en que lo evalúes. Una cosa puede ser importante para ti y no importante para otra. Puede ser por un tiempo y luego ya no, porque algo más importante viene a evitarlo. Finalmente, puede que no sea así al principio, pero luego se vuelva más o menos repentina.

Il segundo problema es utilizar la matriz de forma continua. 

De hecho, notarás que, si lo analizas con precisión, encasillar algo en uno de los cuadrantes al final no es difícil. Y si te equivocas, la mayor parte del tiempo podrás correr para cubrirte.

Lo que es difícil es aprende a hacerlo continuamente para cada actividad, problema o evento que se te presente.

Para explicarme con un ejemplo: todos sabemos que los 1000 mensajes diarios que recibimos en whatsapp y correos electrónicos no son importantes ni urgentes.

Sin embargo, muchas veces, fallamos en evitar interrumpir continuamente lo que estamos haciendo para ir a verlos.

Para acostumbrarse a usar la matriz de Eisenhower, intente pensar a menudo localmente y hágase preguntas como:

• ¿Qué tan importante / urgente es esta actividad?
• ¿Por qué no me di cuenta de que me estaba llegando este problema?
• Hoy, ¿en qué cuadrante he pasado la mayor parte de mi tiempo?
• ¿Cuáles son las cosas más importantes a las que debo dedicarme en los próximos meses?

Sea flexible en sus juicios y reconsidere a menudo, porque, como hemos visto, la importancia debe reevaluarse continuamente.

Al principio, tomar decisiones sobre cómo administrar su tiempo a través de la Matriz de Eisenhower requerirá un esfuerzo consciente.

Sin embargo, después de un tiempo, se encontrará aplicando sin esfuerzo el filtro de matriz de una manera sustancialmente inconsciente y, por lo tanto, extraordinariamente eficaz.

Con la misma inevitabilidad con la que ahora te dejas distraer por las pequeñas cosas y posponer las importantes, en algún momento te volverá normal. Concéntrese en el tiempo en lo que es realmente importante para usted.