Faire un liste de choses à faire cela devrait, en théorie, être très simple.
En effet, il suffit d'écrire sur une feuille de papier, sur une App, sur un écran de PC - quel que soit le support sur lequel vous le faites - une liste de tâches (tâches ou actions, selon la façon dont vous souhaitez la traduire ) dont vous avez besoin ou que vous voulez faire.
En réalité, cependant, les premières fois où vous essayez de les utiliser, vous finissez souvent par obtenir de mauvais résultats, générant des listes :
- trop long ou trop court
- trop général ou trop spécifique
- trop ambitieux ou trop simple.
Le résultat est que vous en faites peu ou rien avec eux, vous les démotivez et arrêtez de les utiliser peu de temps après les avoir démarrés. Et c'est dommage, car la to do list est un outil de productivité simple et puissant pour obtenir des résultats dans n'importe quel domaine.
Dans cet article je vous dirai alors :
- Une cosa sert une liste de choses à faire
- Les 3 règles simples que vous devez suivre pour le faire
- Une erreur que (presque) tout le monde commet et qui les rend souvent inutiles
- Les outils les plus utiles pour les construire
Une cosa sert une liste de choses à faire
Si vous me suivez, vous savez combien il est important à mon avis d'avoir une carte de votre itinéraire.
Que ce soit votre vie, vos études, votre travail, vous avez besoin de savoir d'où vous venez, où vous êtes, où vous allez ; vous devez suivre vos progrès ; vous devez vous fixer des objectifs ; vous devez être clair sur les grands et les petits pas à venir.
Pour faire ces choses, vous disposez de deux outils importants :
- L'un tient un journal, dont je parle dans cet autre article
- L'autre est de construire et d'utiliser pour faire des listes
La to do list sert avant tout à faire les bonnes choses et les faire plus vite. Où par "juste" j'entends les plus importants ou ceux que vous avez choisi de faire en tout cas.
Sinon vous risquez de vous retrouver souvent occupé à des choses secondaires ou que vous n'avez pas vraiment choisi de faire, combinant finalement très peu pour vous et vos objectifs.
Deuxièmement, la liste des choses à faire réduit cette anxiété plus ou moins subtile qui imprègne souvent nos vies lorsque nous nous sentons assiégés par mille choses pour lesquelles nous n'avons pas trouvé de temps, de chemin, de lieu pour les faire.
En fait, le petit monstre de l'anxiété se nourrit et grandit grâce à tout ce qui reste vague et indéterminé.
Ainsi, lorsque vous clarifiez, par écrit :
- Ce que tu as à faire
- Quand tu dois le faire
- Pourquoi devez-vous le faire
Ici, comme par magie, vous trouverez sérénité, enthousiasme et motivation.
3 règles pour avoir une liste de choses à faire bien faite
Il y a probablement 100 façons différentes de faire une liste de choses à faire, mais mis à part le fait que chacun a ses propres préférences, il n'y a certainement pas le temps de toutes les explorer.
Quelle que soit la façon dont vous choisissez, je vous propose 3 règles de base qui, à mon avis, non seulement fonctionnent toujours, mais sont absolument essentielles pour faire une bonne liste de choses à faire.
Certains vous disent qu'ils ont une seule et énorme liste de choses à faire, sur laquelle écrire toutes les choses que vous devez faire.
C'est une erreur.
Les listes de tâches de ce type sont en fait :
- Intimidant: lorsque vous voyez des centaines de tâches, votre cerveau ne peut que se sentir dépassé par la multitude de ce que vous avez à faire et pense donc instinctivement « mieux vaut le laisser tranquille ». Nous avons déjà vu à propos de la volonté que lorsqu'une tâche semble trop grande et difficile, au lieu de nous stimuler, elle nous déprime.
- Embrouiller: tu sais quand tu es au travail et tu penses à tes enfants, à une fête et tu penses aux examens, en vacances et tu penses au travail, à l'examen et tu penses à ton copain... et à la fin tu peux' Ne vous concentrez pas vraiment sur quoi que ce soit ou clarifiez ce dont vous auriez besoin ? Ici, la même chose se produit lorsque vous avez devant vous une liste de 100 choses à faire qui concernent les aspects les plus disparates de votre vie.
Tant mieux de ne pas en faire une, mais plusieurs to do list - en tout cas pas plus de 5 ou 6 - chacune dédiée à un aspect précis de votre vie.
Par exemple, j'en ai un dédié exclusivement au travail, un à la famille, un au blog MyHealthyGrowth, un à une multitude de détails allant du paiement de la facture de la maison à la recherche d'une chemise que je ne trouve plus.
Il s'agit de listes « toujours ouvertes », c'est-à-dire à partir desquelles Je supprime et ajoute continuellement de nouvelles tâches.
En plus de ces listes générales, lorsque je me consacre à un projet spécifique, par exemple mettre en place une collaboration importante ou approfondir un certain sujet, Je fais une to do list dédiée uniquement à ça, puis je le ferme à la fin du projet.
Vous verrez que le simple fait de diviser vos tâches en plusieurs listes sera un moyen fantastique de mettre de l'ordre dans votre vie.
En effet, il vous permet de :
- Décider des principaux éléments autour duquel il s'articule et qui constituent vos listes de tâches "toujours ouvertes".
- Pour décider des projets spécifiques auxquels vous souhaitez vous consacrer: on aimerait tous, en même temps, apprendre à jouer d'un instrument, étudier une langue, obtenir un permis de vol, etc. En faisant une liste de choses à faire, vous réalisez ce qui est faisable et ce qui ne l'est pas.
- Ne pas oublier les minuties cela, s'il n'est pas fait, peut vous coûter cher à long terme, vous faire vous sentir désolé ou vous causer des problèmes : par exemple payer une amende, appeler votre vieille tante ou passer à cet examen médical de routine qui pourrait sauver votre santé.
Une fois que vous avez, pour chaque domaine de votre vie, une liste de choses à faire à court/moyen terme, vous n'avez pas encore résolu le problème de savoir que ferez-vous le matin en vous levant.
Dans chacune des listes que nous avons vues au point précédent, vous devez donc prendre une ou plusieurs activités chaque soir pour mettre sur votre liste de choses que vous ferez le lendemain.
Et, chaque soir, vous devrez vérifier cette liste et vous donner votre avis sur ce que vous avez fait.
Bref, il s'agit d'utiliser le même principe que je préconise dans la technique des 7 minutes et dans la méthode Ivy Lee : avoir un plan composé de petites étapes réalisables et vérifier chaque soir si vous l'avez suivi ou non.
La liste quotidienne, contrairement à celles du point précédent, ça peut aussi être un seul, surtout lorsque les activités auxquelles vous entrez sont inférieures à une douzaine.
Cependant, même dans ce cas, rien ne vous empêche de faire plusieurs listes quotidiennes. Question de goût, je préfère en avoir un seul.
La chose difficile à faire, cependant, est de choisir quelle activité inclure. Pour ce faire, il est important de prêter une attention particulière au point suivant.
J'ai vu faire des listes si télégraphiques que ceux qui les écrivaient, après un court laps de temps, ne pouvaient même pas bien se rappeler à quoi se référaient les diverses activités.
Et d'autres si longs qu'ils semblent être les plans de Napoléon pour l'invasion de la Russie.
Au lieu de cela, vous devez rechercher le juste milieu, condenser en une phrase courte que devez-vous faire, pour quand, pourquoi, combien de temps cela vous prendra.
Par exemple:
- Appelez mardi l'ophtalmologiste Pinco Pallo pour prendre rendez-vous avant le 10 septembre. 5 minutes
- Lisez l'article du Lancet sur les neurones miroirs pour quelques notes plus tard ce mois-ci. Une heure.
- Appelez le professeur d'anglais de S. mercredi pour savoir comment elle gère les cours en ligne. 10-15 minutes
- Regardez dans les boîtes de vieilles notes et décidez quoi garder et quoi jeter, avant que A. si dans… .i vraiment. Tout un dimanche après-midi.
C'est dans ce genre de brèves descriptions qu'il se trouve l'essence même de l'utilité d'une to do list.
En fait, c'est une chose de penser de manière générique que vous devriez peut-être consulter un ophtalmologiste.
C'est une tout autre chose à savoir, en effet, d'avoir même décidé qu'il fallait l'appeler.... tôt ou tard
Encore complètement différent, enfin, c'est de mettre par écrit, dans votre liste générale dédiée à la santé, une phrase comme « appeler l'ophtalmologiste Pinco Pallo mardi pour prendre rendez-vous avant le 10 septembre. 5 minutes".
Et puis, le lundi soir, transférez la tâche en question sur la to do list du lendemain, en indiquant peut-être même l'heure à laquelle vous la réaliserez.
La différence de résultat est flagrante : tant que « appeler l'ophtalmologiste » reste une idée indéterminée, probablement tu ne vas pas.
Lorsque, d'autre part, vous avez établi exactement qui appeler, quand appeler et quand vous voulez le rendez-vous, probablement tu le feras.
Ce qu'il ne faut pas mettre sur une liste de choses à faire
L'erreur la plus souvent commise lors de la compilation d'une liste de tâches est confondre les tâches et les actions avec les souhaits et les objectifs.
Par conséquent, évitez absolument des phrases comme "Apprendre l'espagnol", "Préparer un marathon", "Diplômé dans l'année" : en fait, ce ne sont pas des actions que vous pouvez faire au cours d'une journée, mais des projets ou des objectifs à long terme.
Ce que vous pouvez faire, cependant, est d'utiliser les listes de tâches pour déverrouiller ou faire avancer ces projets et objectifs.
Par exemple, vous voudrez peut-être perdre du poids, et pour ce faire, vous devrez commencer par vous rendre chez le diététicien, mais une visite que vous repoussez depuis des mois.
Voici donc ce qu'il faut inscrire sur votre liste « Appelez la diététicienne le mercredi matin pour prendre rendez-vous dans les plus brefs délais. 5 minutes » vous prendront pour arrêter de tergiverser.
Veux-tu apprendre à jouer de la guitare? Écrivez sur votre liste de choses à faire « Informez-moi des cours de guitare en ligne d'ici le week-end. Une demi-heure"
Vous souhaitez changer de métier ? Il commence à « Mettre à jour mon CV et mon profil Linkedin, jeudi soir. Une heure et demie".
Une to do list qui fonctionne est composée de petites actions réalisables et bien identifiées qui peut être réalisé dans un laps de temps court : de quelques minutes à une journée au maximum.
Strumenti par la liste de choses à faire
Une to do list peut être faite, théoriquement, sur n'importe quel support : de l'agenda sur lequel vous écrivez à la main au PC aux Apps sur votre smartphone à l'enregistreur vocal connecté avec un assistant virtuel.
Plus que d'approfondir les avantages et les inconvénients de chaque système, d'autant plus qu'ils sont subjectifs, je vais vous dire ce que je fais et pourquoi.
Comme vous le verrez, je n'utilise pas un seul système, mais plusieurs, selon la liste. Pour réitérer que la to do list, pour être efficace, il doit toujours être adapté au contexte et à la personne.
Quand j'écris, je garde toujours des post-it près de mon PC sur lesquels je note des idées : parmi eux, certains iront dans mon agenda, d'autres dans une to-do list, d'autres resteront uniquement sur le post-it qui sait jusqu'à lorsque.
Pour ma vie personnelle et mon travail, j'ai les listes de tâches générales sur des feuilles Excel, tandis que la liste quotidienne j'écris à la main - que je trouve plus personnelle - sur un agenda moleskine. Non pas parce qu'il est plus efficace que les autres journaux, mais pour des raisons émotionnelles : cela me rappelle quand, enfant, je lisais les livres de voyage de Chatwin.
De l'App, pour ma curiosité personnelle, j'en ai essayé plusieurs. Je les utilise généralement pour des projets spécifiques que j'ouvre et que je dois fermer après un certain temps ; Je me trouve couci-couça, car malheureusement je n'ai jamais été très technologique.
Todoist et Remember The Milk sont probablement les deux applications les plus célèbres et les meilleures. Je préfère ce dernier pour une raison simple : je pense qu'il a un nom brillant.
Ce n'est donc pas un hasard si la devise de Todoist est « libérez votre espace mental » et celle de Remember the Milk est « sortez vos engagements de votre tête ».
Tous deux insistent sur le fait que, comme nous l'avons dit dans l'introduction de l'article, une to do list a un grand pouvoir thérapeutique pour sortir les choses de votre esprit et le laisser plus libre et plus léger.
Pour cette seule raison, vous devez absolument essayer de le faire.
Une salutation. Armando
