Você tem duzentos e-mails na caixa de entrada? As mensagens se acumulam sem que vocês possam responder uns aos outros? O sinal sonoro anunciando a chegada de um novo e-mail incomoda você a cada 15 minutos? Você recebe cerca de vinte newsletters por dia que vão direto para o lixo sem que você possa lê-los? Bem ... às vezes gostaríamos que o e-mail não tivesse sido inventado?
Se você respondeu sim a alguma das perguntas anteriores, pode estar interessado em refletir sobre alguns dos perigos de receber tantos e-mails e como combatê-los. O e-mail é uma ferramenta poderosa que nos permite comunicar e nos atualizar, mas às vezes pode se tornar uma distração imperdoável no trabalho. Conheço pessoas que, sem motivo (e digo motivo para me referir ao fato de que não temos necessidade urgente), estão continuamente pendentes na caixa de entrada. Uma nova definição poderia ser cunhada para estes: "e-mail do funcionário". Por que isso acontece? Acredito que haja dois motivos essenciais: o ritmo com que anda a sociedade em que vivemos é tão vertiginoso (graças à contribuição da rede e do celular) que muitas pessoas sentem a necessidade de estar continuamente conectadas e atualizadas. controle deficiente dos impulsos e tendência a se apressar e ficar ansioso. A menos que esteja esperando um e-mail muito importante, minha caixa de correio abre apenas duas vezes por dia e permanece fechada nesse meio tempo. Deixo-vos algumas dicas para ter certeza de que o e-mail recebido não se torne nosso inimigo. 1. Estabeleça uma rotina diária na leitura de e-mails. De acordo com as necessidades pessoais (reais ou objetivas, não é necessário nos iludirmos) podemos ler os emails duas, três, quatro vezes mas certifique-se de que tem tempo suficiente nestes momentos para ler e responder às mensagens que merecem uma resposta. Pelo contrário, outra estratégia pode ser adotada: apenas abra aqueles e-mails urgentes ou muito interessantes aos quais sabemos que podemos responder imediatamente. Aqueles que nos dariam uma perda de tempo que não temos, é melhor deixá-los fechados. 2. Respeite o fluxo de informações. Sempre que possível, é melhor não deixar e-mails pendentes que não respondemos. Isso cria uma tensão desnecessária. Tentamos responder aos e-mails pela ordem de chegada. 3. Exclua todas as mensagens que você leu e respondeu. A menos que sejam importantes e mereçam ser guardados, neste caso podemos movê-los para uma pasta especial, é melhor apagar todas as mensagens lidas. Desta forma, quando abrimos a caixa da caixa de entrada, não nos parecerá um caos completo. Também seria melhor excluir os e-mails enviados. 4. Excluímos todas as assinaturas de newsletters que não nos interessam mais. Normalmente apagamos essas mensagens sem nem mesmo abri-las, então ... por que não apagá-las totalmente? Mais de uma vez, apaguei um e-mail pessoal porque isso aconteceu no meio de um grande número de boletins informativos indesejados. 5. Crie unidades de resposta em momentos específicos. Essa é uma estratégia que, pelo menos para mim, me ajuda bastante. Todos os dias escrevo emails diretos para amigos e familiares, mensagens muito formais e profissionais que demoram pouco tempo e outras que demoram muito e que geralmente vêm dos leitores dos meus blogs (a quem agradeço pelo interesse e sugestões). Então, eu estabeleço três grandes categorias e dedico um horário diferente para cada uma. Porque? Há duas razões fundamentais: 1. As horas de aumento de produtividade não podem ser inteiramente dedicadas a responder e-mails; 2. Cada pessoa merece uma resposta séria e congruente e, por isso, também merece um pouco do nosso tempo. Prefiro atrasar a resposta do que responder rapidamente, mas dando informações inúteis. Claro, essas dicas são inúteis se não forem postas em prática. Provavelmente será difícil no início, mas com um pouco de disciplina podemos finalmente verificar nosso e-mail. Que estratégia você usa para gerenciar sua caixa de correio?
