¿Tiene doscientos correos electrónicos en la bandeja de entrada? ¿Se acumulan los mensajes sin que puedan responderse entre sí? ¿La señal sonora que anuncia la llegada de un nuevo correo electrónico te molesta cada 15 minutos? ¿Recibe una veintena de boletines diarios que van directamente a la papelera sin que pueda leerlos? Bueno ... ¿a veces desearíamos que no se hubiera inventado el correo electrónico?
Si respondió afirmativamente a alguna de las preguntas anteriores, es posible que le interese reflexionar sobre algunos de los peligros de recibir tantos correos electrónicos y cómo contrarrestarlos. El correo electrónico es una herramienta poderosa, nos permite comunicarnos y actualizarnos, pero en ocasiones puede convertirse en una distracción imperdonable en el trabajo. Conozco personas que, sin motivo (y digo motivo para referirme a que no tenemos necesidad urgente), están continuamente pendientes de la bandeja de entrada. Se podría acuñar una nueva definición para estos: "correo electrónico del empleado". ¿Por qué pasó esto? Creo que hay dos razones fundamentales: el ritmo al que va la sociedad que vivimos es tan vertiginoso (gracias al aporte de la red y el teléfono móvil) que muchas personas sienten la necesidad de estar continuamente conectadas y actualizadas. control deficiente de los impulsos y tendencia a apresurarse y estar ansioso. A menos que esté esperando un correo electrónico muy importante, mi buzón solo se abre dos veces al día y permanece cerrado mientras tanto. Te dejo algunos consejos para asegurarte de que el correo entrante no se convierta en nuestro enemigo. 1. Establezca una rutina diaria en la lectura de correos electrónicos.. Según necesidades personales (reales u objetivas, no es necesario que nos engañemos) podemos leer los correos electrónicos dos, tres, cuatro veces pero asegúrate de tener suficiente tiempo en estos momentos para leer y responder los mensajes que merecen una respuesta. Por el contrario, se puede adoptar otra estrategia: abrir solo aquellos correos urgentes o muy interesantes a los que sepamos que podemos responder de inmediato. Los que nos harían perder el tiempo que no tenemos, es mejor dejarlos cerrados. 2. Respete el flujo de información. Siempre que sea posible, lo mejor es no dejar correos electrónicos pendientes a los que no hayamos respondido. Esto crea una tensión innecesaria. Intentamos responder a los correos electrónicos en el orden de llegada. 3. Elimina todos aquellos mensajes que hayas leído y respondido. Salvo que sean importantes y merezcan ser conservados, en este caso podemos moverlos a una carpeta especial, es mejor borrar todos los mensajes leídos. De esta forma cuando abramos la casilla de la bandeja de entrada no nos parecerá estar en pleno caos. También sería mejor eliminar los correos electrónicos enviados. 4. Eliminamos todas las suscripciones a boletines que ya no nos interesan. Normalmente borramos estos mensajes sin siquiera abrirlos, así que ... ¿por qué no borrarlos por completo? Más de una vez he eliminado un correo electrónico personal porque sucedió en medio de una gran cantidad de boletines no deseados. 5. Cree unidades de respuesta en momentos específicos. Esta es una estrategia que, al menos para mí, me ayuda bastante. Todos los días escribo correos electrónicos directos a amigos y familiares, mensajes muy formales y profesionales que toman poco tiempo y otros que toman mucho tiempo y que generalmente provienen de los lectores de mis blogs (a quienes agradezco su interés y sugerencias). Entonces, establezco tres categorías amplias y dedico un momento del día diferente a cada una. ¿Porque? Hay dos razones fundamentales: 1. Las horas de mayor productividad no se pueden dedicar por completo a responder correos electrónicos; 2. Toda persona merece una respuesta seria y congruente y por eso también merece un poco de nuestro tiempo. Prefiero retrasar la respuesta en lugar de responder rápidamente pero dando información inútil. Por supuesto, estos consejos son inútiles si no se ponen en práctica. Probablemente será difícil al principio, pero con un poco de disciplina finalmente podremos revisar nuestro correo electrónico. ¿Qué estrategia utiliza para administrar su buzón de correo?
