Combien de temps avez-vous besoin d'emballer? Tout le temps que vous avez. Ni plus ni moins. Si vous manquez de temps, vous le ferez en quelques minutes, si vous avez plus de temps une heure ou plus. La faute en revient à la "Loi de Parkinson", appliquée à la gestion du temps.
Beaucoup de gens, ancrés au plus profond de la culture de la productivité ou de l'hyperactivité, ne prennent aucun plaisir à être inactifs, c'est "amusant" et "intéressant" pour eux d'avoir toujours beaucoup à faire, donc ils n'ont jamais de temps libre.
Ici, la « loi de Parkinson » entre en jeu, qui repose sur trois idées :
- Le travail s'étend pour occuper tout le temps disponible
- Les dépenses augmentent jusqu'à ce que tous les bénéfices soient couverts
- Le temps consacré à chaque activité quotidienne est inversement proportionnel à l'importance de la même
Cela vous semble familier ?
Comment est née la loi de Parkinson ?
Cyril Northcote Parkinson était un historien naval britannique et un observateur avisé de l'administration publique et du système de gestion. Parkinson s'est rendu compte qu'à mesure que l'empire britannique d'outre-mer était en déclin et avait moins de colonies à administrer, le nombre d'employés augmentait. Chaque année, entre 5 et 7 % d'employés supplémentaires étaient incorporés, même si la paperasserie diminuait objectivement.
C'était une contradiction. Alors Parkinson s'est demandé ce qui se passait. Il a compris alors que le travail se développe en occupant tout le temps et les ressources disponibles, peu importe les heures réelles nécessaires et l'importance objective des activités. Et il l'a prouvé avec des formules mathématiques et des données statistiques.
Bien entendu, sa théorie ne se limite pas seulement au fonctionnement des administrations publiques, mais s'applique également à notre vie quotidienne. Nous pouvons devenir de véritables experts dans l'application de la loi de Parkinson dans notre vie quotidienne.
L'extension des activités consomme non seulement votre temps, mais aussi votre énergie
Selon la loi de Parkinson, si vous vous donnez une semaine pour terminer un travail qui ne prend qu'une journée, la tâche augmentera en complexité pour remplir le temps libre. Et ce qui est encore pire : cette activité se transformera en un trou noir qui absorbera non seulement votre temps, mais aussi votre énergie. L'activité va générer du stress et de l'anxiété, devenant épuisante.
Bien sûr, ce n'est pas l'entreprise elle-même qui se complique, mais la façon dont nous l'abordons et la gérons. Le problème est que plus nous avons de temps, plus nous retarderons. Aujourd'hui, nous en ferons une petite partie et nous en laisserons une autre petite partie pour demain.
Lorsque nous nous trouvons dans cette situation, nous ne réalisons pas que ce qui nous stresse le plus n'est pas simplement de réaliser les activités, mais plutôt les activités inachevées, le rappel constant de ce qui nous attend. Réfléchir constamment à cet agenda mental est psychologiquement épuisant.
A la racine de ce piège que nous tendons à nous-mêmes se trouve la conviction que nous devons « travailler dur ». Nous avons eu la terrible idée que plus nous passons de temps à faire quelque chose, plus cela aura de valeur. Bien sûr, ce n'est pas toujours le cas. Mais ils ne nous ont pas appris à « travailler intelligemment et efficacement ».
La loi de Parkinson et la paralysie décisionnelle au quotidien
- Qu'est-ce que tu veux faire?
- Je ne sais pas, qu'est-ce que tu veux faire ?
- Et si on allait au cinéma ?
- Hé, je pensais juste qu'on pourrait aller à X, Y, Z…?
- Comme tu préfère.
- Non, comme tu veux.
Et ainsi la conversation dure plus d'une demi-heure, soit le temps dont nous disposons pour choisir le siège. C'est ce que l'on appelle en psychologie la « paralysie décisionnelle » et se produit lorsque nous avons tellement d'options à notre disposition que nous sommes victimes de « la fatigue décisionnelle ».
Une étude très intéressante menée à l'Université de Columbia a analysé ce qui se passe quand dans une épicerie on peut choisir entre 6 ou 24 confitures différentes. Les résultats ont été surprenants : non seulement nous mettons beaucoup plus de temps à choisir quand nous avons tant de possibilités, mais nous sommes aussi littéralement paralysés. Dans l'expérience, 30% des clients ont fini par acheter l'une des six confitures, mais seulement 3% des personnes qui pouvaient choisir parmi 24 types de confitures différentes en ont acheté une. Pouvoir choisir entre tant de possibilités nous consume mentalement, rend la décision plus difficile et finit par nous paralyser.
Ce phénomène est profondément lié à la loi de Parkinson, étant l'une des principales raisons pour lesquelles nous ne terminons pas les activités mais les allongeons autant que possible. Dans le cas de la valise, nous savons que nous devons la remplir, mais il est difficile de choisir quoi porter parmi tant de choses. Cela nous amène à tergiverser.
Gestion du temps : comment éviter la loi de Parkinson ?
Des psychologues de l'American Institute for Research de Washington ont mis la loi de Parkinson à l'épreuve. Ils ont recruté un groupe de personnes pour analyser comment le délai affecterait leur efficacité.
Dans les trois premiers tests, les participants avaient le double du temps nécessaire pour accomplir une tâche, tandis qu'un autre groupe de personnes n'avait que le bon temps. Dans une autre expérience, ils ont demandé à certains de travailler vite et à d'autres de "travailler le plus vite possible". Que s'est-il passé?
Ces psychologues ont découvert que lorsque nous avons beaucoup de temps pour terminer une tâche, nous l'utilisons tout, même si nous pouvons finir plus tôt. Mais ils ont aussi vu que le niveau d'efficacité dépendra des objectifs que nous nous sommes fixés. Les personnes à qui l'on a demandé de travailler le plus rapidement possible ont fini les premières et n'ont pas fait plus d'erreurs que celles à qui on a demandé de travailler vite.
- Fixez-vous des objectifs réalistes. Cette expérience nous montre que le principal antidote à la loi de Parkinson est de se fixer des objectifs réalistes. Une bonne gestion du temps semble être capable d'estimer objectivement le temps dont nous avons besoin pour effectuer une tâche et de travailler en fonction de celle-ci.
- Prioriser les activités les plus importantes. Nous avons des dizaines d'activités à faire chaque jour. Nous devons apprendre à identifier les tâches les moins importantes de notre agenda car ce sont celles qui ont tendance à s'étendre et à prendre tout notre temps. Par conséquent, nous devons être très clairs sur nos priorités quotidiennes, y consacrer plus de temps.
- Recherchez des incitations pour terminer premier. Nous ne sommes pas des robots, donc fixer une limite de temps et connaître nos priorités ne garantit pas à 100% que nous serons à l'abri de la procrastination. Une autre aide est de nous donner de petites récompenses si nous finissons tôt. Cela nous aidera à rester concentrés et motivés.
- Juste agir. Pour éviter la paralysie des décisions, la meilleure chose à faire est de réduire vos options. Si vous souhaitez par exemple partir en voyage, commencez par limiter vos options par zone géographique ou niveau de trafic. Une fois que vous avez choisi, allez-y.
