Faça um lista de afazeres deveria, em teoria, ser muito simples.
Na verdade, basta escrever em uma folha de papel, em um aplicativo, na tela de um PC - não importa o meio em que você o faça - uma lista de tarefas (tarefas ou ações, dependendo de como você deseja traduzi-la ) que você precisa ou deseja fazer.
Na realidade, porém, nas primeiras vezes que você tenta usá-los, muitas vezes você acaba obtendo resultados ruins, gerando listas:
- muito longo ou muito curto
- muito geral ou muito específico
- muito ambicioso ou muito simples.
O resultado é que você faz pouco ou nada com eles, desmotiva-os e deixa de usá-los logo após iniciá-los. E é uma pena, porque a lista de tarefas é uma ferramenta de produtividade simples e poderosa para obter resultados em qualquer área.
Neste artigo, direi então:
- A cosa serve a uma lista de fazer
- As 3 regras simples que você precisa seguir ao fazer isso
- Um erro que (quase) todos cometem e que muitas vezes os torna inúteis
- As ferramentas mais úteis para construí-los
A cosa serve a uma lista de fazer
Se me acompanha, sabe como é importante para mim ter um mapa do seu percurso.
Seja a sua vida, estudo, trabalho, você precisa saber de onde você vem, onde você está, para onde você está indo; você precisa acompanhar seu progresso; você tem que definir metas; você tem que ter clareza sobre os grandes e pequenos passos à frente.
Para fazer isso, você tem duas ferramentas importantes à sua disposição:
- Um é manter um diário, sobre o qual falarei neste outro artigo
- A outra é construir e usar listas de tarefas
A lista de tarefas serve, em primeiro lugar, fazer as coisas certas e mais rápido. Onde por "certo" quero dizer os importantes ou aqueles que você escolheu fazer em qualquer caso.
Caso contrário, você corre o risco de se encontrar ocupado com coisas secundárias ou que não escolheu fazer, em última análise, combinando muito pouco para você e seus objetivos.
Em segundo lugar, a lista de tarefas reduz essa ansiedade mais ou menos sutil que muitas vezes permeia nossas vidas quando nos sentimos assediados por mil coisas para as quais não encontramos um tempo, uma maneira, um lugar para que elas sejam feitas.
Na verdade, o monstrinho da ansiedade se alimenta e cresce graças a tudo o que permanece vago e indeterminado.
Então, quando você esclarece, por escrito:
- O que você tem que fazer
- Quando você tem que fazer
- Por que você tem que fazer isso
Aqui, como num passe de mágica, encontrará serenidade, entusiasmo e motivação.
3 regras para ter uma lista de tarefas bem feita
Provavelmente, existem 100 maneiras diferentes de fazer uma lista de tarefas, mas, além do fato de que cada um tem suas próprias preferências, certamente não há tempo para explorá-las todas.
Independentemente da forma que você escolher, sugiro 3 regras básicas que na minha opinião não só funcionam sempre, mas são absolutamente essenciais para fazer uma lista de coisas a fazer.
Alguns dizem que têm uma única lista enorme de tarefas a fazer, na qual anotar todas as coisas que você precisa fazer.
Isto é um erro.
Listas de tarefas desse tipo são, na verdade:
- Intimidadora: quando você vê centenas de tarefas, seu cérebro só pode se sentir oprimido pela multidão do que você tem que fazer e, portanto, pensa instintivamente “melhor deixar isso em paz”. Já vimos com relação à força de vontade que quando uma tarefa parece muito grande e difícil, em vez de nos estimular, ela nos deprime.
- Confundir: você sabe quando está no trabalho e pensa nos filhos, na festa e pensa nos exames, nas férias e pensa no trabalho, no exame e pensa no seu namorado ... e no final pode ' t realmente me concentro em nada ou esclarece o que você precisa? Aqui, a mesma coisa acontece quando você tem diante de si uma lista de cem coisas para fazer que dizem respeito aos aspectos mais díspares de sua vida.
Muito melhor não fazer apenas uma, mas várias listas - em qualquer caso, não mais do que 5 ou 6 - cada uma dedicada a um aspecto específico da sua vida.
Por exemplo, tenho um dedicado exclusivamente ao trabalho, um à família, um ao blog MyHealthyGrowth, um a uma miscelânea de minúcias que vão desde pagar a conta da casa até procurar uma camisa que não consigo mais encontrar.
São listas que estão "sempre abertas", ou seja, a partir das quais Eu excluo e continuamente adiciono novas tarefas.
Além dessas listas gerais, quando me dedico a algum projeto específico, por exemplo, fazer uma colaboração importante ou me aprofundar em um determinado tema, Eu faço uma lista de tarefas dedicada apenas a issoe, em seguida, fecho-o no final do projeto.
Você verá que apenas fazer o exercício de dividir suas tarefas em várias listas será uma maneira fantástica de colocar sua vida em ordem.
Na verdade, permite que você:
- Para decidir os elementos principais em torno das quais gira e que compõem suas listas de tarefas "sempre abertas".
- Para decidir os projetos específicos aos quais você deseja se dedicar: todos nós gostaríamos, ao mesmo tempo, de aprender a tocar um instrumento, estudar um idioma, tirar uma licença de vôo e assim por diante. Ao fazer uma lista de tarefas, você percebe o que é viável e o que não é.
- Para não esquecer minúcias que, se não for feito, pode custar muito caro a longo prazo, fazer você sentir pena ou causar problemas: por exemplo, pagar uma multa, ligar para sua velha tia ou ir àquele exame médico de rotina que pode salvar sua saúde.
Depois de ter, para cada área de sua vida, uma lista de coisas a fazer a curto / médio prazo, você ainda não resolveu o problema de saber o que você vai fazer de manhã ao se levantar.
Então, de cada uma das listas que vimos no ponto anterior, você deve realizar uma ou mais atividades todas as noites para incluir na sua lista de coisas que fará no dia seguinte.
E, todas as noites, você precisará verificar essa lista e se dar um feedback sobre o que fez.
Resumindo, trata-se de usar o mesmo princípio que recomendo na técnica dos 7 minutos e no método Ivy Lee: ter um plano feito de passos pequenos e factíveis e verificar todas as noites se o seguiu ou não.
A lista diária, ao contrário das do ponto anterior, também pode ser apenas um, especialmente quando as atividades em que você entra são menos de uma dúzia.
Porém, mesmo neste caso, nada o impede de fazer várias listas diárias. Por questão de gosto, prefiro ter um só.
A coisa difícil de fazer, entretanto, é escolher qual atividade incluir. Para fazer isso, é importante prestar muita atenção ao próximo ponto.
Tenho visto fazer listas tão telegráficas que quem as escreveu, passado pouco tempo, nem se lembrava bem a que se referiam as várias atividades.
E outros tão prolixos que parecem os planos de Napoleão para a invasão da Rússia.
Em vez disso, você deve buscar o meio dourado, condensando em uma frase curta o que você tem que fazer, para quando, por que, quanto tempo vai demorar.
Per esempio:
- Ligue para o oftalmologista Pinco Pallo na terça-feira para marcar uma consulta antes de 10 de setembro. 5 minutos
- Leia o artigo do The Lancet sobre neurônios-espelho para obter algumas notas no final deste mês. Uma hora.
- Ligue para a professora de inglês de S. na quarta-feira para saber como ela lida com as aulas online. 10-15 minutos
- Olhe nas caixas de notas antigas e decida o que manter e o que jogar fora, antes de A. si em ... realmente. Uma tarde inteira de domingo.
É nesses tipos de descrições curtas que ele se destaca a própria essência da utilidade de uma lista de tarefas.
Na verdade, uma coisa é pensar genericamente que talvez você deva consultar um oftalmologista.
Outra coisa é saber, na verdade, ter decidido que você tem que ligar para ele .... mais cedo ou mais tarde
Completamente diferente, enfim, é colocar por escrito, na sua lista geral dedicada à saúde, uma frase como “ligue para o oftalmologista Pinco Pallo na terça-feira para marcar consulta antes do dia 10 de setembro. 5 minutos".
E então, na noite de segunda-feira, transfira a tarefa em questão para a lista de afazeres do dia seguinte, talvez até indicando o horário em que a fará.
A diferença no resultado é evidente: enquanto "chamar o oftalmologista" for uma ideia indeterminada, provavelmente você não vai.
Quando, por outro lado, você estabeleceu exatamente para quem ligar, quando ligar e quando deseja o encontro, provavelmente você irá fazer isto.
O que não colocar em uma lista de tarefas
O erro mais comum que as pessoas cometem ao compilar uma lista de tarefas é confundir tarefas e ações com desejos e objetivos.
Portanto, evite absolutamente frases como "Aprenda espanhol", "Prepare uma maratona", "Forme-se dentro do ano": na verdade, não são ações que você possa realizar no decorrer de um dia, mas projetos ou metas de longo prazo.
O que você pode fazer, no entanto, é usar as listas de tarefas para desbloquear ou avançar esses projetos e metas.
Por exemplo, você pode querer perder peso e, para isso, precisa começar por ir a uma consulta com o nutricionista, mas uma consulta que está adiando há meses.
Aqui está o que escrever na sua lista “Ligue para o nutricionista na quarta-feira de manhã para marcar uma consulta o mais rápido possível. 5 minutos ”o levará a parar de procrastinar.
Você quer aprender a tocar violão? Escreva na sua lista de tarefas “Informe-me sobre os cursos de violão online no fim de semana. Meia hora"
Você quer mudar de emprego? Ele começa a “Atualizar meu currículo e perfil do Linkedin, quinta-feira à noite. Uma hora e meia".
Uma lista de tarefas que funciona é composta de ações pequenas, viáveis e bem identificadas que pode ser realizado em um curto espaço de tempo: de alguns minutos a um dia, no máximo.
Lista de documentos por arquivo a fazer
Uma lista de afazeres pode ser feita, teoricamente, em qualquer meio: desde o diário no qual você escreve à mão para o PC, aos Apps no seu smartphone, até o gravador de voz conectado a um assistente virtual.
Mais do que me aprofundar nos prós e contras de cada sistema, principalmente por serem subjetivos, direi o que faço e por quê.
Como você verá, não utilizo um único sistema, mas vários, dependendo da lista. Para reiterar que a lista de tarefas, para ser eficaz, deve ser sempre adaptado ao contexto e à pessoa.
Quando escrevo, sempre mantenho alguns post-its perto do meu PC onde anoto ideias: entre eles, alguns irão para a minha agenda, outros para uma lista de afazeres, outros ficarão apenas no post-its quem sabe até quando.
Para a minha vida pessoal e para o meu trabalho, tenho o general para fazer listas em excelentes folhas, enquanto o diário escrevo à mão - que considero mais pessoal - num diário moleskine. Não porque seja mais eficaz do que outros diários, mas por razões emocionais: lembra-me de quando, quando criança, costumava ler os livros de viagens de Chatwin.
App, para minha curiosidade pessoal, experimentei vários. Costumo usá-los para projetos específicos que abro e depois de um tempo tenho que fechar; Acho que sou mais ou menos porque, infelizmente, nunca fui muito tecnológico.
Todoist e Remember The Milk são provavelmente os dois aplicativos mais famosos e melhores. Prefiro o último por um motivo simples: acho que tem um nome brilhante.
Não é por acaso então que o lema de Todoist é "liberte seu espaço mental" e o de Remember the Milk é "tire seus compromissos da cabeça".
Ambos insistem que, como dissemos na introdução do artigo, uma lista de tarefas tem grande poder terapêutico para tirar as coisas da cabeça e deixá-las mais livres e leves.
Só por esse motivo, você deve definitivamente tentar fazê-lo.
Uma saudação. Armando
