Quanto tempo você precisa para embalar? Todo o tempo que você tem. Nem mais nem menos. Se tiver pouco tempo, o fará em poucos minutos; se tiver mais tempo, uma hora ou mais. A culpa é da “Lei de Parkinson”, aplicada à gestão do tempo.
Muitas pessoas, mergulhadas no cerne da cultura da produtividade ou hiperatividade, não têm prazer em ficar inativas, é "divertido" e "interessante" para elas ter sempre muito o que fazer, para que nunca tenham tempo livre.
Aqui entra em jogo a "Lei de Parkinson", que se baseia em três ideias:
- A obra se estende para ocupar todo o tempo disponível
- As despesas aumentam até que todos os lucros sejam cobertos
- O tempo dedicado a cada atividade diária é inversamente proporcional à importância da mesma
Parece familiar para você?
Como nasceu a Lei de Parkinson?
Cyril Northcote Parkinson foi um historiador naval britânico e observador astuto da administração pública e do sistema de gestão. Parkinson percebeu que, como o império ultramarino britânico estava em declínio e tinha menos colônias para administrar, o número de funcionários aumentava. A cada ano, entre 5 e 7% mais funcionários eram incorporados, ainda que a papelada diminuísse objetivamente.
Foi uma contradição. Então, Parkinson se perguntou o que estava acontecendo. Compreendeu então que o trabalho se expande ao ocupar todo o tempo e recursos disponíveis, independentemente das horas reais necessárias e da importância objetiva das atividades. E ele provou isso com fórmulas matemáticas e dados estatísticos.
Claro, sua teoria não se limita apenas ao funcionamento das administrações públicas, mas também se aplica ao nosso dia a dia. Podemos nos tornar verdadeiros especialistas na aplicação da Lei de Parkinson em nossa vida diária.
Estender atividades consome não apenas seu tempo, mas também sua energia
De acordo com a Lei de Parkinson, se você se dá uma semana para concluir um trabalho que leva apenas um dia, a tarefa aumentará em complexidade para preencher o tempo livre. E o que é ainda pior: essa atividade vai se transformar em um buraco negro que absorve não só o seu tempo, mas também a sua energia. A atividade vai gerar estresse e ansiedade, tornando-se exaustiva.
Claro, não é o negócio em si que fica complicado, mas a maneira como o abordamos e o gerenciamos. O problema é que quanto mais tempo tivermos, mais adiaremos. Hoje faremos uma pequena parte e deixaremos outra pequena parte para amanhã.
Quando nos encontramos nesta situação, não percebemos que o que mais nos estressa não é simplesmente realizar as atividades, mas sim as atividades inacabadas, a lembrança constante do que temos pela frente. Refletir constantemente sobre essa agenda mental é psicologicamente exaustivo.
Na raiz dessa armadilha que tendemos a nós mesmos está a crença de que temos que "trabalhar duro". Tivemos a péssima ideia de que quanto mais gastamos fazendo algo, mais valor isso teria. Claro, nem sempre é esse o caso. Mas eles não nos ensinaram a "trabalhar de forma inteligente e eficiente".
Lei de Parkinson e paralisia de decisão na vida cotidiana
- O que você quer fazer?
- Não sei o que você quer fazer?
- E se formos ao cinema?
- Ei, eu só estava pensando que poderíamos ir para X, Y, Z ...?
- Como preferir.
- Não, como você gosta.
E assim a conversa se prolonga por mais de meia hora, ou o tempo que temos à disposição para escolher o assento. É o que é conhecido em psicologia como “paralisia da decisão” e ocorre quando temos tantas opções à nossa disposição que caímos no “cansaço da decisão”.
Um estudo muito interessante realizado na Universidade de Columbia analisou o que acontece quando em uma mercearia podemos escolher entre 6 ou 24 geleias diferentes. Os resultados foram surpreendentes: não só demoramos muito mais para escolher quando temos tantas possibilidades, mas também ficamos literalmente paralisados. No experimento, 30% dos clientes acabaram comprando uma das seis geléias, mas apenas 3% das pessoas que podiam escolher entre 24 tipos diferentes de geléia compraram uma. Poder escolher entre tantas possibilidades nos consome mentalmente, dificulta a decisão e acaba nos paralisando.
Esse fenômeno está profundamente ligado à Lei de Parkinson, sendo um dos principais motivos pelos quais não terminamos as atividades, mas as alongamos o máximo possível. No caso da mala, sabemos que temos que enchê-la, mas é difícil escolher o que vestir entre tantas coisas. Isso nos leva a procrastinar.
Gerenciamento do tempo: como evitar a lei de Parkinson?
Psicólogos do Instituto Americano de Pesquisa em Washington testaram a Lei de Parkinson. Eles recrutaram um grupo de pessoas para analisar como o limite de tempo afetaria sua eficácia.
Nos três primeiros testes, os participantes tiveram o dobro do tempo necessário para concluir uma tarefa, enquanto outro grupo de pessoas apenas teve o tempo certo. Em outro experimento, eles pediram a alguns para trabalharem rápido e outros para "trabalharem o mais rápido possível". O que aconteceu?
Esses psicólogos descobriram que, quando temos muito tempo para terminar uma tarefa, usamos tudo, mesmo que possamos terminar mais cedo. Mas eles também viram que o nível de eficácia dependerá dos objetivos que estabelecemos para nós mesmos. As pessoas que foram solicitadas a trabalhar o mais rápido possível terminaram primeiro e não cometeram mais erros do que aquelas que foram orientadas a trabalhar rápido.
- Estabeleça metas realistas. Este experimento nos mostra que o principal antídoto para a Lei de Parkinson é estabelecer metas realistas. Uma boa gestão do tempo parece ser capaz de estimar objetivamente o tempo que precisamos para realizar uma tarefa e trabalhar com base nisso.
- Priorizar as atividades mais importantes. Temos dezenas de atividades para fazer todos os dias. Devemos aprender a identificar as tarefas menos importantes em nossa agenda porque são aquelas que tendem a se expandir e ocupar todo o nosso tempo. Portanto, precisamos ser muito claros sobre nossas prioridades diárias, para devotar mais tempo a isso.
- Procure incentivos para terminar primeiro. Não somos robôs, então estabelecer um limite de tempo e saber quais são nossas prioridades não garante 100% que estaremos livres da procrastinação. Outra ajuda é nos dar pequenas recompensas se terminarmos mais cedo. Isso nos ajudará a manter o foco e a motivação.
- Apenas aja. Para evitar a paralisia das decisões, a melhor coisa a fazer é reduzir suas opções. Se você quiser fazer uma viagem, por exemplo, comece limitando suas opções por área geográfica ou nível de tráfego. Depois de escolher, vá.
