Has uno lista de quehaceres debería, en teoría, ser muy simple.
De hecho, basta con escribir en una hoja de papel, en una App, en la pantalla de un PC - no importa el medio en el que lo hagas - una lista de tareas (tareas o acciones, dependiendo de cómo quieras traducirlo). ) que necesita o quiere hacer.
En realidad, sin embargo, las primeras veces que intentas usarlos, a menudo terminas obteniendo malos resultados, generando listas:
- demasiado largo o demasiado corto
- demasiado general o demasiado específico
- demasiado ambicioso o demasiado simple.
El resultado es que haces poco o nada con ellos, los desmotivas y dejas de usarlos al poco tiempo de iniciarlos. Y es una pena, porque la lista de tareas es una herramienta de productividad simple y poderosa para obtener resultados en cualquier área.
En este artículo te diré entonces:
- Una cosa sirve una lista de tareas pendientes
- Las 3 reglas simples que debes seguir para hacerlo
- Un error que (casi) todo el mundo comete y que muchas veces los vuelve inútiles
- Las herramientas más útiles para construirlos.
Una cosa sirve una lista de tareas pendientes
Si me sigues, sabes lo importante que es en mi opinión tener un mapa de tu ruta.
Ya sea en tu vida, estudio, trabajo, necesitas saber de dónde vienes, dónde estás, hacia dónde vas; necesita realizar un seguimiento de su progreso; tienes que establecer metas; tienes que tener claro los grandes y pequeños pasos que tienes por delante.
Para hacer estas cosas, tiene dos herramientas importantes a su disposición:
- Uno es llevar un diario, del que hablo en este otro artículo.
- El otro es crear y utilizar listas de tareas pendientes.
La lista de tareas pendientes sirve, en primer lugar, hacer las cosas correctas y hacerlas más rápido. Donde por "correctas" me refiero a las importantes o las que has elegido hacer en cualquier caso.
De lo contrario, corre el riesgo de encontrarse a menudo ocupado con cosas secundarias o que realmente no ha elegido hacer, combinando muy poco para usted y sus objetivos.
En segundo lugar, la lista de tareas pendientes reduce esa ansiedad más o menos sutil que a menudo invade nuestra vida cuando nos sentimos asediados por mil cosas para las que no hemos encontrado un tiempo, un camino, un lugar para hacerlas.
De hecho, el pequeño monstruo de la ansiedad se alimenta y crece gracias a todo lo que permanece vago e indeterminado.
Entonces, cuando aclare, por escrito:
- Lo que tienes que hacer
- Cuando tienes que hacerlo
- ¿Por qué tienes que hacerlo?
Aquí, como por arte de magia, encontrará serenidad, entusiasmo y motivación.
3 reglas para tener una lista de tareas bien hecha
Probablemente hay 100 formas diferentes de hacer una lista de cosas por hacer, pero aparte del hecho de que todos tienen sus propias preferencias, ciertamente no hay tiempo para explorarlas todas.
Independientemente de la forma que elijas, te sugiero 3 reglas básicas que en mi opinión no solo siempre funcionan, sino que son absolutamente esenciales para hacer una buena lista de cosas por hacer.
Algunos te dicen que tienen una enorme lista de cosas por hacer, en la que anotar todas las cosas que necesitas hacer.
Esto es un error.
Las listas de tareas pendientes de este tipo son de hecho:
- Intimidatorio: cuando ves cientos de tareas, tu cerebro solo puede sentirse abrumado por la multitud de lo que tienes que hacer y, por lo tanto, piensa instintivamente “mejor déjalo en paz”. Ya hemos visto con respecto a la fuerza de voluntad que cuando una tarea parece demasiado grande y difícil, en lugar de estimularnos, nos deprime.
- Confundir: sabes cuando estás en el trabajo y piensas en tus hijos, en una fiesta y piensas en exámenes, en vacaciones y piensas en el trabajo, el examen y piensas en tu novio ... y al final puedes ' ¿Realmente te concentras en algo o aclaras lo que necesitas? Aquí ocurre lo mismo cuando tienes frente a ti una lista de 100 cosas por hacer que conciernen a los aspectos más dispares de tu vida.
Es mucho mejor no hacer una, sino varias listas de tareas, en cualquier caso no más de 5 o 6, cada una dedicada a un aspecto específico de su vida.
Por ejemplo, tengo uno dedicado exclusivamente al trabajo, uno a la familia, uno al blog MyHealthyGrowth, uno a una miscelánea de minucias que van desde pagar la cuenta de la casa hasta buscar una camisa que ya no encuentro.
Se trata de listas que están "siempre abiertas", es decir, de las que Elimino y agrego continuamente nuevas tareas..
Además de estas listas generales, cuando me dedico a algún proyecto específico, por ejemplo poniendo una colaboración importante o ahondando en un tema determinado, Hago una lista de cosas por hacer dedicada solo a eso, y luego lo cierro al final del proyecto.
Verá que simplemente hacer el ejercicio de dividir sus tareas en varias listas será una manera fantástica de poner su vida en orden.
De hecho, te permite:
- Decidir los elementos principales en torno a los cuales gira y que componen sus listas de tareas "siempre abiertas".
- Para decidir los proyectos específicos a los que te quieres dedicar: a todos nos gustaría, al mismo tiempo, aprender a tocar un instrumento, estudiar un idioma, obtener una licencia de vuelo, etc. Al hacer una lista de tareas pendientes, se da cuenta de lo que es factible y lo que no lo es.
- No olvidar las minucias que, si no se hace, puede costarle mucho a la larga, hacer que sienta pena o darle problemas: por ejemplo pagar una multa, llamar a su tía mayor o acudir a ese chequeo médico de rutina que podría salvar su salud.
Una vez que tienes, para cada área de tu vida, una lista de cosas que hacer a corto / mediano plazo, aún no has resuelto el problema de saber ¿Qué harás por la mañana cuando te levantes?
De cada una de las listas que vimos en el punto anterior entonces, tienes que tomar una o más actividades cada noche para poner en tu lista de cosas que harás al día siguiente.
Y, todas las noches, deberá marcar esta lista y dar su opinión sobre lo que ha hecho.
En definitiva, se trata de utilizar el mismo principio que recomiendo en la técnica de los 7 minutos y en el método Ivy Lee: tener un plan compuesto por pequeños y factibles pasos y comprobar todas las noches si lo has seguido o no.
La lista diaria, a diferencia de las del punto anterior, también puede ser solo uno, especialmente cuando las actividades a las que ingresa son menos de una docena.
Sin embargo, incluso en este caso, nada le impide hacer varias listas diarias. Cuestión de gustos, prefiero tener uno solo.
Sin embargo, lo difícil es elegir qué actividad incluir. Para hacer esto, es importante prestar mucha atención al siguiente punto.
He visto hacer listas tan telegráficas que quienes las redactaban, al poco tiempo, ni siquiera recordaban bien a qué se referían las distintas actividades.
Y otros tan prolijos que parecen los planes de Napoleón para la invasión de Rusia.
En cambio, debes buscar el medio dorado, condensándose en una oración corta qué tienes que hacer, para cuándo, por qué, cuánto tiempo te llevará.
Por ejemplo:
- Llame al oftalmólogo Pinco Pallo el martes para concertar una cita antes del 10 de septiembre. 5 minutos
- Lea el artículo de The Lancet sobre neuronas espejo para obtener algunas notas a finales de este mes. Una hora.
- Llame a la maestra de inglés de S. el miércoles para averiguar cómo se las arregla con las lecciones en línea. 10-15 minutos
- Mire en las cajas de notas viejas y decida qué guardar y qué tirar, antes de que A. si ... en realidad. Todo un domingo por la tarde.
Es en este tipo de descripciones breves donde se destaca la esencia misma de la utilidad de una lista de tareas pendientes.
De hecho, una cosa es pensar de forma genérica que quizás debas consultar a un oftalmólogo.
Es otra cosa muy distinta saber, de hecho, haber decidido siquiera que hay que llamarlo ... tarde o temprano.
Todavía completamente diferente, finalmente, es poner por escrito, en su lista general dedicada a la salud, una frase como “llamar al oftalmólogo Pinco Pallo el martes para concertar una cita antes del 10 de septiembre. 5 minutos".
Y luego, el lunes por la noche, transfiera la tarea en cuestión a la lista de tareas pendientes del día siguiente, quizás incluso indicando la hora en la que la realizará.
La diferencia en el resultado es evidente: mientras "llamar al oftalmólogo" siga siendo una idea indeterminada, probablemente no lo harás.
Cuando, por el contrario, haya establecido exactamente a quién llamar, cuándo llamar y cuándo desea la cita, probablemente tu lo harás.
Qué no poner en una lista de tareas pendientes
El error que se comete con mayor frecuencia al compilar una lista de tareas es confundir tareas y acciones con deseos y metas.
Por tanto, evita por completo frases como "Aprende español", "Prepara un maratón", "Gradúate en el año": de hecho, estas no son acciones que puedas hacer en el transcurso de un día, sino proyectos u objetivos a largo plazo.
Sin embargo, lo que puede hacer es utilizar las listas de tareas pendientes para desbloquear o avanzar en estos proyectos y objetivos.
Por ejemplo, es posible que desee bajar de peso y, para hacerlo, debe comenzar por ir a una visita con el dietista, pero una visita que ha estado posponiendo durante meses.
Esto es lo que debe escribir en su lista: “Llame al dietista el miércoles por la mañana para programar una cita lo antes posible. 5 minutos ”le llevará dejar de procrastinar.
¿Quieres aprender a tocar la guitarra? Escriba en su lista de tareas pendientes “Infórmeme sobre los cursos de guitarra en línea antes del fin de semana. Media hora"
¿Quieres cambiar de trabajo? Empieza a “Actualizar mi CV y perfil de Linkedin, el jueves por la noche. Una hora y media".
Una lista de tareas pendientes que funciona se compone de acciones pequeñas, factibles y bien identificadas que se puede realizar en poco tiempo: desde unos minutos hasta un día como máximo.
Herramientas de lista de tareas
Teóricamente, se puede hacer una lista de tareas en cualquier medio: desde el diario en el que escribe a mano a la PC a las aplicaciones en su teléfono inteligente a la grabadora de voz conectada con un asistente virtual.
Más que ahondar en los pros y contras de cada sistema, sobre todo porque son subjetivos, te cuento lo que hago y por qué.
Como verás, no uso un solo sistema, sino varios, según la lista. Reiterar que la lista de tareas pendientes, para ser efectiva, siempre debe adaptarse al contexto ya la persona.
Cuando escribo, siempre guardo algunos post-it cerca de mi PC en los que anoto ideas: entre ellos, algunos irán a mi diario, otros en una lista de tareas pendientes, otros permanecerán solo en el post-it, quién sabe hasta cuando.
Para mi vida personal y mi trabajo, tengo las listas generales de tareas pendientes en hojas excelentes, mientras que la diaria la escribo a mano, que me parece más personal, en un diario moleskine. No porque sea más efectivo que otros diarios, sino por razones emocionales: me recuerda cuando, cuando era niño, solía leer los libros de viajes de Chatwin.
De la App, por mi curiosidad personal, he probado varias. Normalmente los uso para proyectos puntuales que abro y al cabo de un tiempo tengo que cerrar; Me encuentro regular, porque lamentablemente nunca he sido muy tecnológico.
Todoist y Remember The Milk son probablemente las dos mejores y más famosas aplicaciones. Prefiero este último por una sencilla razón: creo que tiene un nombre brillante.
No es casualidad entonces que el lema de Todoist sea "libera tu espacio mental" y el de Remember the Milk es "saca tus compromisos de la cabeza".
Ambos insisten en que, como dijimos en la introducción del artículo, una lista de cosas por hacer tiene un gran poder terapéutico para sacarte cosas de la cabeza y dejarlas más libres y ligeras.
Solo por esta razón, definitivamente debes intentar hacerlo.
Un saludo. Armando
