¿Cuánto tiempo necesitas empacar? Todo el tiempo que tienes. Ni más ni menos. Si tienes poco tiempo lo harás en unos minutos, si tienes más tiempo una hora o más. La culpa la tiene la "Ley de Parkinson", aplicada a la gestión del tiempo.
Muchas personas, inmersas hasta la médula en la cultura de la productividad o la hiperactividad, no disfrutan de la inactividad, es "divertido" e "interesante" para ellos tener siempre mucho que hacer, por lo que nunca tienen tiempo libre.
Aquí entra en juego la "Ley de Parkinson", que se basa en tres ideas:
- El trabajo se extiende para ocupar todo el tiempo disponible
- Los gastos aumentan hasta cubrir todas las ganancias
- El tiempo dedicado a cada actividad diaria es inversamente proporcional a la importancia de la misma
¿Te suena familiar?
¿Cómo nació la Ley de Parkinson?
Cyril Northcote Parkinson fue un historiador naval británico y un astuto observador de la administración pública y el sistema de gestión. Parkinson se dio cuenta de que a medida que el imperio británico de ultramar estaba en declive y tenía menos colonias que administrar, la cantidad de personal aumentó. Cada año se incorporaron entre un 5 y un 7% más de empleados, aunque el papeleo disminuyó objetivamente.
Fue una contradicción. Entonces Parkinson se preguntó qué estaba pasando. Entendió entonces que el trabajo se expande al ocupar todo el tiempo y los recursos disponibles, independientemente de las horas reales que se necesiten y de la importancia objetiva de las actividades. Y lo demostró con fórmulas matemáticas y datos estadísticos.
Por supuesto, su teoría no se limita solo al funcionamiento de las administraciones públicas, sino que también se aplica a nuestra vida diaria. Podemos llegar a ser verdaderos expertos en la aplicación de la Ley de Parkinson en nuestra vida diaria.
Ampliar las actividades consume no solo su tiempo, sino también su energía
De acuerdo con la Ley de Parkinson, si te das una semana para completar un trabajo que solo toma un día, la tarea aumentará en complejidad para llenar el tiempo libre. Y lo que es aún peor: esa actividad se convertirá en un agujero negro que absorbe no solo tu tiempo, sino también tu energía. La actividad generará estrés y ansiedad, volviéndose agotadora.
Por supuesto, no es el negocio en sí lo que se complica, sino la forma en que lo abordamos y lo gestionamos. El problema es que cuanto más tiempo tengamos, más lo pospondremos. Hoy haremos una pequeña parte y dejaremos otra pequeña parte para mañana.
Cuando nos encontramos en esta situación, no nos damos cuenta de que lo que más nos estresa no es simplemente realizar las actividades, sino las actividades inacabadas, el recordatorio constante de lo que tenemos pendiente. Reflexionar constantemente sobre esa agenda mental es psicológicamente agotador.
En la raíz de esta trampa que nos tendemos a nosotros mismos está la creencia de que tenemos que "trabajar duro". Tenemos la terrible idea de que cuanto más tiempo dediquemos a hacer algo, más valor tendrá. Por supuesto, ese no es siempre el caso. Pero no nos enseñaron a "trabajar de manera inteligente y eficiente".
Ley de Parkinson y parálisis de decisiones en la vida cotidiana
- ¿Qué es lo que quieres hacer?
- No lo sé, ¿qué quieres hacer?
- ¿Y si fuéramos al cine?
- Oye, ¿estaba pensando que podríamos ir a X, Y, Z…?
- Como tu prefieras.
- No, como quieras.
Y así la charla se prolonga durante más de media hora, o el tiempo que tenemos a nuestra disposición para elegir el asiento. Esto es lo que se conoce en psicología como "parálisis de decisiones" y ocurre cuando tenemos tantas opciones a nuestra disposición que somos víctimas de la "fatiga de decisiones".
Un estudio muy interesante realizado en la Universidad de Columbia analizó qué sucede cuando en una tienda de abarrotes podemos elegir entre 6 o 24 mermeladas diferentes. Los resultados fueron sorprendentes: no solo tardamos mucho más en elegir cuando tenemos tantas posibilidades, sino que también estamos literalmente paralizados. En el experimento, el 30% de los clientes terminaron comprando una de las seis mermeladas, pero solo el 3% de las personas que pudieron elegir entre 24 tipos diferentes de mermeladas compraron una. Poder elegir entre tantas posibilidades nos consume mentalmente, dificulta la decisión y acaba paralizándonos.
Este fenómeno está profundamente ligado a la Ley de Parkinson, siendo uno de los principales motivos por los que no terminamos las actividades sino que las alargamos lo máximo posible. En el caso de la maleta, sabemos que tenemos que llenarla, pero es difícil elegir qué ponernos entre tantas cosas. Esto nos lleva a posponer las cosas.
Gestión del tiempo: ¿cómo evitar la ley de Parkinson?
Los psicólogos del Instituto Americano de Investigación en Washington pusieron a prueba la Ley de Parkinson. Reclutaron a un grupo de personas para analizar cómo el límite de tiempo afectaría su efectividad.
En las primeras tres pruebas, los participantes tuvieron el doble del tiempo necesario para completar una tarea, mientras que otro grupo de personas solo tuvo el tiempo adecuado. En otro experimento, pidieron a algunos que trabajaran rápido y a otros que "trabajaran lo más rápido posible". ¿Qué sucedió?
Estos psicólogos descubrieron que cuando tenemos mucho tiempo para terminar una tarea, lo usamos todo, aunque terminemos antes. Pero también vieron que el nivel de efectividad dependerá de los objetivos que nos hayamos marcado. Las personas a las que se les pidió que trabajaran lo más rápido posible terminaron primero y no cometieron más errores que aquellos a quienes se les dijo que trabajaran rápido.
- Establecer metas realistas. Este experimento nos muestra que el principal antídoto para la ley de Parkinson es establecer metas realistas. Una buena gestión del tiempo parece ser capaz de estimar objetivamente el tiempo que necesitamos para realizar una tarea y trabajar en base a ella.
- Priorizar las actividades más importantes. Tenemos decenas de actividades para realizar todos los días. Debemos aprender a identificar las tareas menos importantes de nuestra agenda porque son las que tienden a expandirse y a ocupar todo nuestro tiempo. Por tanto, debemos tener muy claras nuestras prioridades diarias, para dedicarle más tiempo.
- Busque incentivos para terminar primero. No somos robots, por lo que establecer un límite de tiempo y saber cuáles son nuestras prioridades no garantiza al 100% que estaremos libres de procrastinación. Otra ayuda es darnos pequeñas recompensas si terminamos antes. Esto nos ayudará a mantenernos enfocados y motivados.
- Simplemente actúa. Para evitar la parálisis de decisiones, lo mejor que puede hacer es reducir sus opciones. Si desea hacer un viaje, por ejemplo, comience por limitar sus opciones por área geográfica o nivel de tráfico. Una vez que haya elegido, vaya.
