Gérer le temps au travail pour être plus efficace est possible, mais il faut y remédier activement.
Dernière mise à jour: 17 septembre, 2019
Ironiquement, la gestion du temps est un problème qui touche tout le monde, mais personne n'a le temps de s'en occuper. Il vaut cependant la peine de s'attarder à analyser comment nous « brûlons » notre temps et s'il est possible de mieux s'organiser. Gérer le temps au travail pour être plus efficace est possible, mais il faut y remédier activement.
Il n'y a aucun doute, le temps passe. Et plus le temps passe sans une meilleure organisation, plus nous perdons et, avec lui, de l'énergie et des opportunités. C'est pourquoi il est essentiel d'analyser notre journée de travail pour comprendre si des changements doivent être apportés.
21 conseils pour gérer son temps au travail et être plus efficace
La gestion du temps est une question complexe allant de l'augmentation de la productivité à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. L'objectif est d'éviter l'épuisement, de créer de bonnes habitudes et de se fixer des objectifs à long terme. La planification et la priorisation sont la clé pour reprendre le contrôle de notre temps et de notre vie, quelle que soit notre occupation. Jory MacKay propose 21 stratégies pour une meilleure gestion du temps.
Comprendre oĂą finit notre temps
Gérer son temps ne signifie pas être anxieux ou avoir peur de le perdre. Il s'agit plutôt de comprendre les avantages d'une utilisation plus judicieuse, comme l'explique MacKay. D'où le premier groupe de stratégies et de conseils :
1. Comprendre que la gestion du temps est une question importante. Comme nous l'avons dit, il ne s'agit pas d'avoir peur de perdre du temps, mais de comprendre les bénéfices d'une bonne gestion.
2. Soyez réaliste : Combien de travail pouvez-vous réellement effectuer en une journée ? Nous pouvons penser que le temps est simplement une ressource dont nous avons besoin en plus grande quantité, mais avoir plus de temps ne signifie pas nécessairement être plus productif. La meilleure façon de le gérer est de planifier sur quoi vous allez travailler et quand.
3. Découvrez où se produit la perte de temps. Plus vous comprendrez le déroulement de la journée de travail, plus vos efforts auront un impact sur la gestion globale.
4. Fixez-vous des objectifs quotidiens et mettez en place des systèmes de comptage qui vous aident à comprendre comment vous utilisez votre temps. Une fois que vous avez une vue d'ensemble, vous pouvez commencer à changer votre journée.
5. Créez une routine matinale motivante. Une bonne routine de réveil nous prépare à une journée de travail productive : c'est un coup de pouce positif qui nous accompagne jusqu'au soir.
6. Abandonnez le multitâche. Les recherches le confirment : il est impossible pour un être humain de se concentrer sur plus d'une tâche à la fois. Si vous constatez que vous avez perdu la concentration, arrêtez-vous et écrivez vos pensées avant de revenir à la tâche principale.
Prioriser la partie la plus importante du travail et déléguer le reste
Une fois que nous comprenons où va notre temps, nous devons décider à quoi le consacrer (et quoi ne pas). Pour cette raison, MacKay nous conseille de :
7. Identifiez les travaux urgents. Comprendre ce qui nécessite une attention immédiate et ce qui n'est pas important ou urgent nous aide à mettre en place un calendrier raisonné.
8. Une fois les priorités établies, soyez catégorique. Choisissez vos principaux objectifs et concentrez-vous sur eux.
9. Utilisez la règle 30X pour déléguer certaines tâches. C'est la règle de Rory Vaden : prendre 30 fois le temps qu'il faut pour accomplir une tâche pour apprendre à quelqu'un d'autre à la faire. Prendre le temps d'enseigner à une autre personne puis déléguer nous fera gagner 1100 minutes par an. Ou, comme le dit Vaden, une augmentation de 733% du ROTI (Return on Time Invested).
10. Récupérez le mot "non" de votre vocabulaire. Selon un article publié par l'Université de Chicago, dire « je ne veux pas » au lieu de « je ne peux pas » permet de se débarrasser beaucoup plus facilement des engagements non désirés.
Établir un horaire quotidien fonctionnel
Une fois que vous avez fait les premiers pas, il est temps d'étudier un emploi du temps pour gérer le temps efficacement.
11. Fixez des heures, pas des délais. Mackay emprunte ici les conseils de James Clear. Au lieu de courir après une échéance (et de vous sentir frustré si vous ne respectez pas le calendrier), fixez-vous un objectif significatif et fixez un calendrier.
12. Faites des plans basés sur le temps et non sur les activités. Décomposer le travail exigeant en sessions de durée quantifiable. En organisant la journée en fractions de temps plutôt qu'en tâches, nous pouvons commencer à gérer notre emploi du temps en fonction d'une date (ou d'un engagement) connue.
« Un calendrier est quelque chose de fini. Une journée ne contient qu'un certain nombre d'heures. Ce fait devient clair au moment où nous essayons d'insérer un nombre irréaliste de choses dans un espace fini ».
-Peter Bregman-
13. Prévoyez des pauses et des moments de repos. Nous avons besoin de temps pour nous reposer et nous devons accepter qu'il y aura des interruptions. Ne pas en tenir compte signifie travailler de manière chaotique. L'imprévu existe et notre corps nous avertit lorsqu'il est temps de faire une pause. Si nous ne laissons pas de marge, nous pourrions soudainement voir nos programmes s'effondrer.
14. Séparez le « temps du fabricant » du « temps du gestionnaire ». Il est facile d'occuper le temps avec des tâches routinières et de ne pas laisser assez de place pour un travail "significatif". C'est une chose à faire, une autre à gérer.
15. Activités réparties en lots tout au long de la semaine. Regroupez des entreprises similaires et profitez de l'élan qui découle du démarrage d'un emploi. Appliquer la première loi de la dynamique de Newton à la productivité : « un objet en mouvement continue dans son mouvement ».
Utiliser l'espace pour gérer le temps au travail de manière plus motivante
Le calendrier et la feuille de route ne sont pas les seuls outils de gestion du temps dont nous disposons. Mackay suggère quelques stratégies à utiliser au bureau qui peuvent influencer notre façon de travailler.
16. Essayez la méthode du pop-corn pour "déverrouiller le temps". Changer de lieu de travail tout au long de la journée peut être un bon moyen de maintenir la motivation et la productivité. C'est la technique proposée par Joel Runyon et ça marche comme ça :
- Notez tous les engagements de travail de la journée sur un morceau de papier.
- Diviser cette liste en trois parties ou lots Ă©gaux (voir point 15).
- Choisissez trois postes de travail différents pour chaque lot de travail.
17. Travaillez selon le rythme énergétique de votre corps. Organisez votre travail de la manière qui vous convient le mieux. Pensez non seulement en termes de gestion du temps, mais aussi en termes d'énergie.
Protégez votre temps
Il ne manquera jamais de situations qui tenteront d'occuper votre temps. Le temps doit être protégé pour éviter les abus. Mackay nous offre les conseils suivants.
18. Utilisez la "paresse stratégique" pour travailler sur les bonnes choses. Le concept de paresse stratégique consiste à prioriser les tâches et les emplois importants et à se livrer à une certaine paresse pour ceux qui le sont moins.
"Rien n'est moins productif que de faire efficacement ce qu'il ne faut absolument pas faire."
-Peter Drucker-
19. Défendez automatiquement votre temps non négociable. Il est important de s'assurer que le travail qui demande de la concentration se déroule sans problèmes ni interruptions. Pour ce faire, éviter les distractions est essentiel. Il existe des outils qui vous permettent de communiquer automatiquement avec les autres lorsque vous n'êtes pas disponible. Sinon, trouvez un moyen de communiquer que vous êtes concentré et que vous ne voulez pas être dérangé.
20. Utilisez la méthode Ivy Lee pour bien terminer votre journée. Ivy Lee recommande une routine quotidienne simple en cinq étapes pour une productivité maximale.
- À la fin de chaque journée de travail, notez les six choses les plus importantes auxquelles vous serez confronté le lendemain. N'écrivez pas plus de six devoirs.
- Classez ces six éléments par ordre d'importance.
- Le lendemain, concentrez-vous sur votre premier travail. Terminez-le avant de passer au second.
- Continuez avec le reste de la liste de la même manière. En fin de journée, déplacez les engagements inachevés vers la liste du lendemain.
- Répétez ce processus tous les jours ouvrables.
21. N'oubliez pas les avantages du temps libre. La gestion du temps ne consiste pas seulement à travailler. Pour trouver un équilibre dans la vie professionnelle qui nous garde en bonne santé et heureux, nous devons nous souvenir du temps consacré au repos, aux loisirs et à la socialisation.
Mieux gérer son temps de travail : un défi possible
Gérer son temps au travail et être plus productif est un défi pour tout le monde. Cependant, nous devons nous arrêter et réfléchir à ce que nous faisons, comment nous le faisons et ce que nous voulons vraiment réaliser. "Faire" ne signifie pas nécessairement travailler, ni achever.
Par conséquent, prenez le temps d'étudier votre routine et de reprogrammer vos activités. Avec ces indications, il sera plus facile d'organiser la journée de travail ou d'étude et d'obtenir de meilleurs résultats.
