Gerenciar o tempo no trabalho para ser mais eficiente é possível, mas precisa ser abordado ativamente.
Última atualização: 17 setembro, 2019
Ironicamente, a gestão do tempo é um problema que afeta a todos, mas ninguém tem tempo para resolver. Vale a pena, no entanto, dedicar alguma atenção a analisar como “queimamos” nosso tempo e se é possível nos organizarmos melhor. Gerenciar o tempo no trabalho para ser mais eficiente é possível, mas precisa ser abordado ativamente.
Não há dúvida, o tempo passa. E quanto mais o tempo passa sem uma melhor organização, mais perdemos e, com isso, energia e oportunidade. Por isso é fundamental analisar nossa jornada de trabalho para entender se alguma mudança precisa ser feita.
21 dicas para gerenciar seu tempo no trabalho e ser mais eficiente
A gestão do tempo é uma questão complexa que vai desde o aumento da produtividade até o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. O objetivo é evitar a exaustão, criar bons hábitos e estabelecer metas de longo prazo. Planejar e priorizar é a chave para recuperar o controle de nosso tempo e vida, não importa em que ocupação estejamos. Jory MacKay propõe 21 estratégias para uma melhor gestão do tempo.
Entendendo onde nosso tempo termina
Gerenciar o tempo não significa ficar ansioso ou com medo de perdê-lo. Em vez disso, trata-se de entender os benefícios do uso mais inteligente, como explica MacKay. Daí o primeiro grupo de estratégias e conselhos:
1. Entenda que gerenciar o tempo é uma questão importante. Como dissemos, não se trata de ter medo de perder tempo, mas de compreender os benefícios de uma gestão adequada.
2. Seja realista: quanto trabalho você pode realmente fazer em um dia? Podemos pensar no tempo simplesmente como um recurso de que precisamos em maior quantidade, mas ter mais tempo não significa necessariamente ser mais produtivo. A melhor maneira de gerenciá-lo é planejar no que você vai trabalhar e quando.
3. Descubra onde ocorre a perda de tempo. Quanto mais você entender o andamento do dia de trabalho, mais seus esforços terão impacto na gestão geral.
4. Estabeleça metas diárias e implemente sistemas de contagem que o ajudem a entender como você está usando seu tempo. Depois de ter uma visão geral, você pode começar a mudar seu dia.
5. Crie uma rotina matinal motivadora. Uma boa rotina de despertar nos prepara para um dia de trabalho produtivo: é um impulso positivo que nos acompanha até a noite.
6. Desista da multitarefa. A pesquisa confirma isso: é impossível para um ser humano se concentrar em mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Se você perceber que perdeu o foco, pare e anote seus pensamentos antes de retornar à tarefa principal.
Priorize a parte mais importante do trabalho e delegue o resto
Uma vez que entendemos para onde nosso tempo está indo, precisamos decidir a que dedicá-lo (e o que não). Por esta razão, MacKay nos aconselha a:
7. Identifique o trabalho urgente. Entender o que requer atenção imediata e o que não é importante ou urgente nos ajuda a montar um calendário racional.
8. Uma vez estabelecidas as prioridades, seja categórico. Escolha seus principais objetivos e foque neles.
9. Use a regra 30X para delegar algumas tarefas. É a regra de Rory Vaden: levar 30 vezes o tempo necessário para completar uma tarefa para ensinar outra pessoa a fazê-la. Tirar um tempo para ensinar outra pessoa e depois delegar nos poupará 1100 minutos por ano. Ou, como diz Vaden, um aumento de 733% no ROTI (Return on Time Invested).
10. Recupere a palavra "não" do seu vocabulário. De acordo com um artigo publicado pela Universidade de Chicago, dizer “não quero” em vez de “não posso” nos permite livrar-nos de compromissos indesejados com muito mais facilidade.
Estabeleça uma programação diária funcional
Depois de dar os primeiros passos, é hora de estudar um cronograma para gerenciar o tempo de forma eficaz.
11. Defina horários, não prazos. Mackay aqui pega emprestado o conselho de James Clear. Em vez de perseguir um prazo (e depois se sentir frustrado se você eventualmente deixar de cumprir o cronograma), defina uma meta significativa e defina um cronograma.
12. Faça planos com base no tempo e não nas atividades. Divida o trabalho exigente em sessões de duração quantificável. Ao organizar o dia em frações de tempo em vez de tarefas, podemos começar a gerenciar nossa agenda com base em uma data conhecida (ou compromisso).
“Um calendário é algo finito. Um dia contém apenas um certo número de horas. Esse fato fica claro no momento em que tentamos inserir um número irreal de coisas em um espaço finito”.
-Peter Bregman-
13. Planeje pausas e momentos de descanso. Precisamos de tempo para descansar e temos que aceitar que haverá interrupções. Não levar isso em conta significa trabalhar de forma caótica. O inesperado existe e nosso corpo nos avisa quando é hora de fazer uma pausa. Se não deixarmos uma margem, poderemos de repente ver nossos programas entrarem em colapso.
14. Separe o “tempo do criador” do “tempo do gerente”. É fácil preencher o tempo com tarefas rotineiras e não deixar espaço suficiente para o trabalho "significativo". Uma coisa é fazer, outra é administrar.
15. Atividades divididas em lotes ao longo da semana. Agrupe negócios semelhantes e aproveite o impulso que vem ao iniciar um trabalho. Aplique a primeira lei da dinâmica de Newton à produtividade: “um objeto em movimento continua em seu movimento”.
Utilizar o espaço para gerir o tempo no trabalho de uma forma mais motivadora
Calendário e roteiro não são as únicas ferramentas de gerenciamento de tempo que temos. Mackay sugere algumas estratégias para usar no escritório que podem influenciar a forma como trabalhamos.
16. Experimente o método da pipoca para “desbloquear o tempo”. Mudar os locais de trabalho ao longo do dia pode ser uma boa maneira de manter a motivação e a produtividade. Esta é a técnica proposta por Joel Runyon e funciona assim:
- Anote todos os compromissos de trabalho do dia em um pedaço de papel.
- Divida esta lista em três partes ou lotes iguais (ver ponto 15).
- Escolha três estações de trabalho diferentes para cada lote de trabalho.
17. Trabalhe de acordo com o ritmo energético do seu corpo. Organize seu trabalho da maneira que for melhor para você. Pense não apenas em termos de gerenciamento de tempo, mas também em termos de energia.
Proteja seu tempo
Nunca faltarão situações que tentarão ocupar seu tempo. O tempo deve ser protegido para evitar uso indevido. Mackay nos oferece o seguinte conselho.
18. Use a "preguiça estratégica" para trabalhar nas coisas certas. O conceito de preguiça estratégica é priorizar trabalhos e tarefas importantes e ceder a alguma preguiça para aqueles que não o são.
"Nada é menos produtivo do que fazer com eficiência o que absolutamente não deveria ser feito."
-Peter Drucker-
19. Defenda automaticamente seu tempo não negociável. É importante ter certeza de que o trabalho que exige concentração continue sem problemas e interrupções. Para isso, evitar distrações é essencial. Existem ferramentas que permitem que você se comunique com outras pessoas automaticamente quando não estiver disponível. Alternativamente, encontre uma maneira de comunicar que você está focado e não quer ser perturbado.
20. Use o Método Ivy Lee para terminar bem o seu dia. Ivy Lee recomenda uma rotina diária simples de cinco etapas para produtividade máxima.
- No final de cada dia de trabalho, anote as seis coisas mais importantes que você enfrentará no dia seguinte. Não escreva mais de seis trabalhos de casa.
- Organize esses seis elementos em ordem de importância.
- No dia seguinte, concentre-se em seu primeiro emprego. Complete-o antes de passar para o segundo.
- Prossiga com o restante da lista da mesma maneira. No final do dia, mova os compromissos inacabados para a lista do dia seguinte.
- Repita este processo todos os dias úteis.
21. Não se esqueça dos benefícios do tempo livre. Gerenciar o tempo não é apenas trabalhar. Para encontrar um equilíbrio na vida profissional que nos mantenha saudáveis e felizes, precisamos lembrar o tempo dedicado ao descanso, recreação e socialização.
Gerir melhor o tempo no trabalho: um possível desafio
Gerenciar o tempo no trabalho e ser mais produtivo é um desafio para todos. No entanto, precisamos parar e pensar sobre o que fazemos, como fazemos e o que realmente queremos alcançar. "Fazer" não significa necessariamente trabalhar, nem completar.
Por isso, reserve um tempo para estudar sua rotina e remarcar as atividades. Com estas indicações será mais fácil organizar a jornada de trabalho ou estudo e obter melhores resultados.
