A matriz de Eisenhower: urgente e / ou importante?

Quando se trata de tomando decisões e definindo prioridades, poucas ferramentas são tão simples e eficazes quanto o Matriz de Eisenhower.

Na verdade, combinando dois parâmetros únicos, urgência e importância, é capaz de indicar claramente uma estratégia de ação.

Nota: A matriz de Eisenhower leva o nome do general de mesmo nome que derrotou o Terceiro Reich na Europa e mais tarde se tornou o 34º presidente dos Estados Unidos. Mas, na verdade, ficou famoso por Stephen Covey 30 anos depois, em seu livro clássico The 7 Habit of Highly Effective People.

Como a Matriz de Eisenhower é feita

Como antecipado, construir uma matriz Eisenhower você tem que avaliar atividades e eventos cruzando os critérios de urgência e importância, obtendo assim um esquema composto por 4 quadrantes:

• Urgente, importante
• Não urgente, importante
• Urgente, não é importante
• Não é urgente, não é importante

Cada quadrante então corresponde uma ação estratégica preciso.

Quadrante 1: importante e urgente

Atividades e problemas que se enquadram nesta categoria precisam ser tratados com a maior prioridade.

Em um mundo ideal, eles deveriam estar sozinhos eventos repentinos e inesperados: seu carro quebra na véspera do feriado, um cliente liga para você que precisa de algo para o dia seguinte, é a manhã do exame e você está com 40 de febre.

Na realidade, porém, muitas pessoas passam a maior parte do tempo neste quadrante, continuamente enfrentando e ao custo de grande estresse situações urgentes e importantes.

Isso acontece quando, em vez de cuidar das coisas quando elas estão no quadrante 2, você procrastina até que todas se acumulem no 1.

Quadrante 2: importante, mas NÃO urgente

Este é o quadrante mais importante para gerenciar seu tempo, uma vida livre de estresse e atingir seus objetivos de longo prazo.

Na verdade, se você identificar e resolver as coisas importantes com antecedência, poderá dedicar energia suficiente a elas e obter o máximo de resultados.

Em vez disso, é nesse quadrante que nossa tendência a procrastinar causa o dano máximo.

E assim, apesar de termos dois meses para concluir um projeto, fazer um exame, pagar multa ou refazer o passaporte, aqui estamos reduzidos ao último, em um círculo vicioso que discutimos no artigo sobre a "Lei de Parkinson".

É justamente por causa dessa atitude que problemas e atividades que poderiam ser tratadas com calma, em determinado momento tornam-se urgentes, ou seja, passam do quadrante 2 para o quadrante 1, fazendo de nossa vida uma gestão contínua da emergência.

Quadrante 3: Urgente, mas NÃO importante

Quem passa a maior parte do tempo neste quadrante ele está sempre ocupado mas no final acaba muito pouco.

Dentro desta categoria, encontramos uma série de traços muito comuns e característicos de personalidades:

• I maníacos por controle, que querem fazer tudo sozinhos
• I perfeccionistas, que se dedicam a mil detalhes insignificantes.
• I dispersivi, que começam 10 mil coisas e nunca terminam uma.
• o condescendente, que nunca sabem dizer NÃO a ninguém e se descobrem dedicando todo o seu tempo às urgências e problemas dos outros

De acordo com a matriz de Eisenhower, as atividades deste quadrante vão, na maioria dos casos, para:

• Delegar: se não é importante que eu faça, por que não ter outra pessoa para fazer?
• Ou cancele: se não for importante e no final não for feito, com toda a paciência.

Quadrante 4: Não é importante e nem mesmo urgente.

Aqueles que passam a maior parte do tempo neste quadrante têm um problema de motivação, de propósito na vida.

Do contrário, ele não gastaria todo o seu tempo em atividades que não são importantes nem urgentes!

Você passa tardes inteiras no sofá assistindo Netflix? Você passa duas horas por dia discutindo com estranhos nas redes sociais ou enviando sorrisos para seus amigos? Demora meia manhã para decidir como se vestir?

Bem, chegou a hora pergunte a si mesmo sobre seus objetivos longo prazo e suas aspirações.

Isso não significa que todas as atividades do quadrante 4 tenham de ser canceladas: é necessário um pouco de ociosidade saudável. No entanto, deve ser mantido dentro de limites razoáveis.

Porque não somos bons em definir nossas prioridades

Mas por que, você pergunta, precisamos aprender produtividade com um general da Segunda Guerra Mundial?

Agir de acordo com a prioridade, não deveria vir naturalmente?

Infelizmente não, e devemos a razão a algumas centenas de milhares de anos de evolução.

Quem já me acompanha no blog há algum tempo sabe o quanto é relevante esse aspecto na minha opinião: vivemos em uma civilização muito recente, para o qual a evolução não nos preparou melhor.

Como vimos em outros artigos, portanto, nossa má memória para livros, a ansiedade que sentimos com prazos e exames, a baixa motivação para certos tipos de objetivos de longo prazo, nossa dificuldade de concentração ... são apenas alguns dos muitos exemplos de como nossas habilidades neuro-cognitivas são condicionadas por distância profunda entre as necessidades da civilização atual e os insumos evolutivos a que fomos submetidos.

Um distanciamento profundo que, inevitavelmente, afeta também a nossa forma de estabelecer prioridades.

Tente pensar sobre isso….

Por 300 mil anos, o que era importante também era urgente, o que tornou muito fácil tomar decisões:

Há um crocodilo -> eu tenho que escapar antes que ele me coma

Estou com sede -> tenho que encontrar água antes de ficar desidratado

Está chovendo -> eu tenho que encontrar um abrigo

Por 300 anos, nossos ancestrais não precisaram se preocupar em entregar um projeto no mês seguinte, em se formar mais cedo ou mais tarde, economizando para comprar um carro para seus filhos.

Até mesmo um conceito básico como "guardar comida para o inverno" é algo que, como civilização, começamos a abordar seriamente há não mais do que 10 anos atrás.

Nossos ancestrais, portanto, viveram giorno per giorno (e, portanto, nossa grande adaptabilidade e capacidade de resposta aos eventos) por tanto tempo que você não deveria se surpreender se:

• Qualquer coisa que esteja além do tempo, você tende a se importar até descobrir que está perseguindo você de perto. "Um crocodilo é perigoso quando está a um metro de distância, não a 200" (Quadrante 1)
• Tudo o que se aproxima de você é percebido por definição como importante, mesmo quando não é. "Qualquer coisa a dois metros de distância pode ser um crocodilo" (Quadrante 3)
• Se você não percebe claramente a urgência e a importância, tende a não dar passos significativos. "Se não for um crocodilo e não estiver a dois metros de distância, vou descansar um pouco." (Quadrante 4). 

E é por isso que, para administrar bem o nosso tempo, precisamos de ferramentas como a Matriz de Eisenhower, a Técnica Pomodoro, o método Ivy Lee, a Lista de Tarefas etc. etc.

Como usar a matriz Eisenhower

Em primeiro lugar, como acontece com qualquer outra ferramenta de produtividade, conhecer a matriz de Eisenhower e como ela funciona não é suficiente. Se você não o usar a sério, ele terá pouca utilidade.

Il primeiro problema que você vai fazer é julgar a urgência e a importância:  

• A urgência é fácil de estabelecer, porque dependendo do tempo é um parâmetro mensurável objetivamente. Se, por exemplo, o prazo é de 10 minutos, 5 horas ou um mês, a diferença na urgência é evidente.
• A importância é um pouco mais difícil, porque é subjetivo: depende da pessoa, do contexto e do momento em que você o avalia. Uma coisa pode ser importante para você e não importante para outra. Pode ser por um tempo e depois não mais, porque algo mais importante vem para contornar isso. Finalmente, pode não ser a princípio, mas depois se tornar mais ou menos repentinamente.

Il segundo problema é usar a matriz continuamente. 

Na verdade, você notará que, se você analisar precisamente, classificar algo em um dos quadrantes não é difícil no final. E se você estiver errado, na maioria das vezes poderá correr para se proteger.

O que é difícil é aprenda a fazer isso continuamente para cada atividade, problema ou evento que surgir no seu caminho.

Para me explicar com um exemplo: todos nós sabemos que as 1000 mensagens por dia que recebemos no Whatsapp e nos e-mails não são importantes nem urgentes.

No entanto, muitas vezes, deixamos de evitar interromper continuamente o que estamos fazendo para ir vê-los.

Para se acostumar a usar a matriz de Eisenhower, tente pensar frequentemente localmente e faça a si mesmo perguntas como:

• Quão importante / urgente é esta atividade?
• Por que não percebi que esse problema estava vindo para mim?
• Hoje, em que quadrante passei a maior parte do meu tempo?
• Quais são as coisas mais importantes às quais preciso me dedicar nos próximos meses?

Seja flexível em seus julgamentos e reconsidere-os com frequência, porque, como vimos, a importância precisa ser continuamente reavaliada.

No início, a tomada de decisões sobre como você administra seu tempo através da Matriz de Eisenhower exigirá um esforço consciente.

Depois de um tempo, entretanto, você se verá aplicando sem esforço o filtro de matriz de uma forma substancialmente inconsciente e, portanto, extraordinariamente eficaz.

Com a mesma inevitabilidade com que agora você se deixa distrair pelas pequenas coisas e adiar as coisas importantes, em algum momento isso se tornará normal para você. concentre-se no que é realmente importante para você.