Lei de Parkinson: Por que perdemos tempo e 5 estratégias para parar de fumar

O que é a Lei de Parkinson?

Em 1958, Ciryl Northcote Parkinson, em um livro de produtividade que instantaneamente se tornou um best-seller internacional, deu a seguinte definição.

O trabalho se expande para ocupar todo o tempo disponível

A formulação da lei de Parkinson é deliberadamente irônica: ela lembra a teoria aristotélica segundo a qual todo gás ou líquido tenta continuamente preencher todo o espaço vazio que encontra (“natura abhorret a vacuo”).

E isso significa, em poucas palavras, que quanto mais tempo tivermos para fazer algo, mais tempo levaremos para fazê-lo.

Ou, em outras palavras, mesmo quando temos muito tempo para completar uma tarefa, tendemos inexoravelmente a nos reduzir a completá-la apenas no último momento.

Para ver a lei de Parkinson em ação, creio que não haja exemplo mais marcante do que aqueles universitários que, não importa se o exame seja depois de duas semanas ou depois de dois meses, ainda chegam sem fôlego para terminar. a última revisão apenas na noite anterior.

Mas, mesmo no trabalho, não há brincadeira, tanto a nível dos indivíduos como da organização.

Na verdade, eu diria que quando a tarefa não é realizada por uma pessoa, mas por uma equipe, a lei de Parkinson atinge níveis tragicômicos, somando a perda de tempo e ineficiências de tudo.

Portanto, no artigo de hoje veremos:

• Primeiro, o que são as três razões por trás da lei de Parkinson (e como entender se você também é uma vítima)
• então, 5 dicas para evitá-lo, pare de perder tempo e termine seus projetos de estudo e trabalho nem um minuto antes, mas o mais rápido possível.

Do que depende a lei de Parkinson.

Quanto mais tempo temos, mais consumimos.

Pensar nisso parece um absurdo, mas na realidade acho que é uma experiência muito comum, porque se deve a três atitudes que, em graus diversos, todos nós temos:

• A tendência de procrastinar: por que fazer hoje o que pode ser feito amanhã? E assim, sempre adiamos para outro dia. Por preguiça, por não ter que tomar decisões, por distração, por superficialidade. (No meu artigo sobre procrastinação você pode descobrir as causas da tendência para a procrastinação, mas acima de tudo como se defender dela).
• Perfeccionismo: Mesmo a mais simples das tarefas pode perdê-lo em milhares de detalhes insignificantes, consumindo assim enormes quantidades de tempo. Veja, quando estamos sob pressão, é quase natural tentar nos concentrar no essencial. Mas quando há tempo, cada detalhe repentinamente se torna mais importante do que realmente é. Para citar Parkinson "Quanto mais tempo está disponível, mais importante e exigente parece o trabalho"
• Insegurança: uma consequência típica da insegurança é adiar o prazo porque “da próxima vez estarei mais pronto”. Quem adia continuamente os exames sabe disso muito bem. 

Saber se você também é vítima da lei de Parkinson é fácil. Pense na última vez em que você teve um prazo importante.

Se você começou que você teve bastante tempo ...

Se no último dia você se encontrou trabalhando como um louco ...

Se você pensasse, com um pouco de pesar, "se eu tivesse feito todos os dias apenas metade do baralho que você está fazendo hoje, eu teria terminado há uma semana" ...

E se você dissesse solenemente para si mesmo: "Nunca mais vou perder meu tempo assim, da próxima vez quero começar bem agora" ...

Se, finalmente, da próxima vez você cometer exatamente os mesmos erros….

Olha Você aqui vítima da lei de Parkinson.

Então, vamos ver juntos como você pode, em vez de terminar seus projetos um minuto antes, concluí-los o mais rápido possível

5 dicas para superar a lei de Parkinson

1. Defina exatamente o que você precisa fazer.

Limpar a casa, aprender bioquímica, preparar slides, escrever um relatório sobre um projeto, estudar a lição….

Todos esses são conceitos que, deixados indefinidamente, podem levar um minuto, bem como um dia, uma semana ou um mês.

Para isso, comece a fazer qualquer uma dessas coisas sem definir claramente a tarefa e o resultado esperado, é a melhor maneira de perder tempo.

Em que nível você precisa conhecer o livro? Quantos slides a apresentação terá e quanto tempo durará? Qual deve ser o tamanho do texto do relatório? Quão detalhado é o relatório?

Ao responder a esse tipo de pergunta, você evitará tanto a armadilha do perfeccionismo, que o leva a fazer muito, quanto a da superficialidade, que o leva a fazer pouco.

E você simplesmente aprenderá a fazer as coisas certas. 

2. Estabeleça prazos ambiciosos

Não sei se você percebeu, mas é muito difícil forçar as pessoas a fazerem compromissos na hora certa.

Quer seja o médico, o encanador, a pizzaria no andar de baixo ou seu filho - se ele tem 4 ou 20 anos é o mesmo - todos geralmente relutam em lhe dar esse tipo de conselho.

Então você nunca pode dizer a ele que estou atrasado.

O problema é que também fazemos esse jogo conosco mesmos, justamente para reservar a possibilidade de expandir ou comprimir o tempo de acordo com a necessidade e o humor.

Se você deseja se opor à lei de Parkinson, no entanto, não apenas precisa atribuir um horário específico para as atividades que precisa realizar.

Ma este tempo também deve ser um pouco restrito.

Pense no famoso último dia antes de um exame ou entrega de projeto.

Não acontece com você também que está trabalhando com extraordinária eficiência, dedicando-se apenas ao essencial e evitando tudo o que é distração?

Muitas vezes, sabemos, o último dia disponível é mais produtivo do que nos 7 anteriores combinados.

O fato é que a urgência, quando você não está preso ao excesso de ansiedade, é um incentivo maravilhoso para ser eficiente.

Se você se limitar a prazos curtos, poderá injetar um pouco de urgência saudável em seus dias desde o início.

3. Avalie seu progresso

Ok, você estabeleceu o que precisa fazer e com que rapidez.

Neste ponto você tem que monitore seu progresso todos os dias para saber se você está adiantado, atrasado ou em conformidade com o cronograma que você mesmo definiu.

Para fazer isso, recomendo três técnicas (você pode usar as duas primeiras juntas, mas também alternadamente):

• Mantenha um registro de suas atividades
• Compilar listas de tarefas (de longo prazo e diárias)
• Use a técnica Pomodoro

O diário é ideal para refletir sobre como foram as coisas durante o dia e considerar eventuais ajustes.

As listas de tarefas são extraordinariamente eficazes no planejamento oportuno de atividades de curto e longo prazo.

Finalmente, a técnica do tomate é um sistema funcional que, usando pequenas unidades discretas (25 minutos de atividade e 5 minutos de descanso), reduz as distrações e permite monitorar o progresso quase em tempo real.

4. Opera de acordo com o princípio de Pareto

Um exemplo clássico de Princípio de Pareto (descubra o que é lendo o artigo sobre modelos mentais) o Princípio 80/20 é o seu armário: há 20% das roupas que você quase sempre usa e 80% que você quase não usa.

Mas também a distribuição da riqueza no mundo (20% da população detém 80% dos recursos), as perguntas que os professores fazem nas provas (80% delas dizem respeito a 20% dos temas), o faturamento de uma empresa ( 20% dos clientes geram 80% das receitas), o tempo de programação de um software (80% do tempo gasto no PC é usado para escrever 20% do código)….

Em suma, o princípio de Pareto é uma lei empírica de eficiência que pode ser definida mais ou menos da seguinte forma: para cada atividade há 20% das causas que trazem 80% dos efeitos.

Obviamente, não se fixe nas porcentagens exatas, mas no conceito: em todas as coisas sempre há um desequilíbrio previsível entre causas e efeitos

E então, se você primeiro focar no que é realmente importante, você pode alcançar melhores resultados em menos tempo.

Então, quando você começar algo, identifique os 20% que lhe darão 80% do resultado, e sempre comece a partir daí.

5. Aumente o seu nível de concentração

Um email de trabalho, o teu irmão mais novo que te incomoda, o teu telemóvel sempre ligado, uma visita inesperada, uma ideia repentina, uma nova série no Netflix ...

As razões pelas quais nos distraímos são tantas e variadas que ficar focado em algo realmente se tornou cada vez mais difícil.

E, claro, quanto mais tempo tivermos, maior será a probabilidade de permitirmos que as distrações nos atrapalhem.

Por isso, para quem tem objetivos importantes e não quer perder tempo, sempre recomendo duas estratégias tão radicais quanto eficazes:

• Aprenda a dizer NÃO tanto quanto possível (não é nada fácil, explicarei por que e como fazer isso aqui).
• Aprenda a explorar a grande potência das melhores horas do dia (vou te contar o que são aqui).

Conclusões sobre a lei de Parkinson

A lei de Parkinson, ao contrário das leis físicas e matemáticas, não é de forma alguma inevitável.

Pense como seria bom experimentar, pelo menos nas coisas realmente importantes, o prazer e a tranquilidade de terminar bem antes do prazo, talvez podendo se dar ao luxo de ir ao cinema na véspera do exame, ou mesmo de a praia no fim de semana antes de uma importante entrega de trabalho.

Você se sentiria muito mais calmo, satisfeito, no controle de sua vida e de seus objetivos.

Para que isso aconteça, lembre-se das estratégias que falei para vocês hoje:

• Se você determinou exatamente a tarefa que precisa fazer ...
• Se você se deu um prazo ambicioso ...
• Se você medir seu progresso ao longo do tempo ...
• Se te dedicas antes de tudo ao essencial ...
• Se você não se deixa distrair continuamente por tudo e por todos ...

aqui está você será capaz de escapar da lei de Parkinson, completando seus projetos sem ocupar todo o tempo que existe, mas somente o estritamente necessário.

Desta forma, a ansiedade e o arrependimento diminuirão ("Oh não! Tive que começar a trabalhar primeiro"), você evitará as arriscadas imersões completas do último segundo e, acima de tudo, você vai liberar tempo para outros projetos ou mesmo para descansar e se divertir. Uma saudação. Anthony.