Última atualização: 14 de abril de 2020
Saber administrar o tempo não significa fazer uma lista de atividades a serem feitas e riscá-las à medida que vão sendo concluídas. É saber planejar, definir prioridades e, obviamente, excluir aqueles de pouca importância. Existe um método que ajuda a gerenciar o tempo: a matriz de Stephen Covey.
O próprio Covey acredita que administrar o tempo corretamente não significa simplesmente organizar tarefas, é uma verdadeira filosofia de vida. E é porque nosso bem-estar depende disso.
"Nunca há tempo suficiente para fazer tudo, mas sempre há tempo suficiente para fazer as coisas mais importantes."
Brian Tracy
Os quatro quadrantes de Stephen Covey são uma matriz simples composta de quatro seções. Cada um representa uma certa categoria de prioridade em relação às coisas a fazer. Ao mesmo tempo, cada quadrante inclui uma série de atividades que precisam ser gerenciadas de forma diferente. Vamos ver em detalhes.
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Quadrantes de S. Covey para gerenciar o tempo
Primeiro quadrante
Imagine uma cruz. Ao desenhá-lo, aparecem quatro espaços em branco, cada um dos quais é um quadrante de Stephen Covey. No canto superior esquerdo está o primeiro quadrante e corresponde a tudo o que responde às características “urgentes” e “importantes”.
Este espaço contém todas as atividades que não podem e não devem ser adiadas em hipótese alguma. Diz respeito a tudo o que realmente tem prioridade sobre o resto e que, portanto, deve ser feito ou resolvido imediatamente, deixando de lado as coisas menos importantes.
Neste quadrante existem situações como a falta de energia elétrica na casa. Muitas outras coisas dependem desse problema, então não é possível adiá-lo. O mesmo se aplica em caso de doença, acidente doméstico, etc..
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Segundo quadrante
O segundo quadrante de Stephen Covey corresponde a questões que não precisam ser resolvidas imediatamente, mas que são de grande importância.. Em outras palavras, o que é importante, mas não urgente. São atividades que não são decisivas no curto prazo, mas que são decisivas no longo e médio prazo.
Inclui as questões decisivas em termos de qualidade de vida e bem-estar, mas não de vida ou morte. Tudo depende da saúde, por isso é importante cuidar dela, caso contrário os efeitos serão devastadores a longo prazo.
Referimo-nos a atividades como preparar-se para um exame universitário, buscar um relacionamento satisfatório como casal. Aspectos como treinamentos ou cursos de atualização estão incluídos.
Terceiro quadrante
É o mostrador mais enganoso. Muitas vezes não é fácil determinar quais atividades e tarefas se enquadram nessa categoria devido ao conceito de "urgente", mas na realidade não é um grande problema.
O terceiro quadrante poderia incluir tudo o que é supérfluo e que realizamos por hábito ou por acaso. Por exemplo, conhecer e conversar com alguém, sem saber exatamente por que ou ter uma discussão via rede social sobre um assunto sem importância.
Quarto quadrante
No último quadrante de Stephen Covey há lugar para tudo o que é inútil, que não é importante nem urgente. No entanto, ainda são atividades que absorvem nosso tempo.
Estamos falando de atividades como checar e-mails a cada cinco minutos ou acompanhar uma discussão nas redes sociais sem ao menos ter algo a dizer sobre isso ou mesmo assistir televisão, bater papo e afins.
Gerencie o tempo corretamente
A maioria das pessoas que desenha a matriz de Stephen Covey e tenta colocá-la em prática descobre que os primeiros quadrantes a serem preenchidos são o primeiro e o terceiro, respectivamente os de coisas urgentes, importantes e sem importância.
Covey revela que isso acontece porque tendemos a pensar que tudo é urgente. E é esse sentimento de urgência que está por trás do estresse. Aprender a gerenciar essas duas categorias de atividades pode ser útil para aproveitar ao máximo o tempo que temos disponível.
O autor deste modelo aconselha a centrar-se sobretudo no segundo quadrante, o das coisas que não são urgentes, mas importantes, porque é aí que reside o bem-estar e a felicidade. Se pudermos reconhecer claramente o que pode caber nesse espaço, a matriz de Stephen Covey será bem-sucedida.
